Politiques du personnel

Bienvenue à bord d’Otakuthon ! Si vous êtes un membre du personnel qui revient, bienvenue ! 

Nous espérons que tout le monde a hâte de contribuer et de faire partie d’une autre année réussie. Comme chaque année, dans le but d’avancer et de répondre aux préoccupations des années précédentes, nous espérons que ce document réduira la confusion. Tous les membres du personnel d’Otakuthon doivent lire attentivement cette politique.

Comportement

Nous attendons que chaque membre du personnel se conduise avec le décorum approprié. Même si vous travaillez en arrière-plan, pour le grand public, vous représentez l’organisation lorsque vous parlez/publiez/commentez. Cela peut conduire à un malentendu si plusieurs membres du personnel se contredisent en public. Si quelqu’un vous pose une question dont vous doutez la réponse, veuillez l’orienter vers info@otakuthon.com (avant le festival) ou vers l’un des bureaux d’information (pendant le festival). Plus de détails sont fournis ci-dessous dans l’article de la Confidentialité et non divulgation d’informations exclusives.

Le comportement attendu des membres du personnel est aussi directement lié aux responsabilités et aux exigences de leur poste. Veuillez vous adresser à votre supérieur·e hiérarchique direct·e (directeur·rice en montant) pour connaître les règles de bienséance qui s’appliquent à votre poste, car certains postes peuvent avoir un code de conduite spécifique à respecter.

Règlements du festival

Chaque membre du personnel accepte de respecter les règlements et politiques du festival. Le non-respect de ces règles peut entraîner la cessation immédiate de la participation du membre au festival ou son expulsion et la perte de tous ses avantages, en fonction de la gravité de l’incident, ce qui inclut le harcèlement, les agressions, le manque de respect, les arrivées tardives et les absences. D’autres mesures sont détaillées dans la Politique des mesures disciplinaires (OTK-HR-03).

Confidentialité et non divulgation d’informations exclusives

Toutes informations concernant la planification et l’organisation d’Otakuthon (comme le site Web, le portail du personnel, les courriels de l’organisation, les notes de réunion, les informations de connexion, les partenaires, les équipements, etc.) demeurent confidentielles et font partie de la propriété d’Otakuthon. Ces informations ne doivent pas être divulguées à des personnes extérieures à l’organisation sans la permission du comité de coordination. 

Les informations discutées sur le serveur Discord d’Otakuthon ou révélées dans l’infolettre d’Otakuthon OMAKE sont confidentielles et réservées au personnel actif d’Otakuthon. Toute personne ayant divulgué des informations sur les plateformes de communication internes d’Otakuthon fera l’objet de mesures disciplinaires et de procédures judiciaires.

L’équipe des médias sociaux tient à rappeler que toutes les réponses aux questions des participants et tous les messages liés à Otakuthon doivent être envoyés par l’entremise des comptes officiels d’Otakuthon.

Si vous doutez que l’information que vous vous apprêtez à divulguer ne soit confidentielle, veuillez demander à un membre de la direction d’Otakuthon, comme les membres de la vice-présidence ou de la direction de votre division.

Communications externes

• Toutes les communications par courriel avec des personnes ou des organisations à l’extérieur d’Otakuthon lorsque vous représentez Otakuthon doivent être effectuées à l’aide d’une adresse courriel d’Otakuthon. Si vous avez besoin d’une adresse pour votre rôle dans l’organisation, contactez votre vice-président·e.
• Les signatures des courriels peuvent suivre les modèles fournis par la direction d’Otakuthon.
• Toutes les communications effectuées à l’aide d’une adresse courriel d’Otakuthon ne doivent pas diffamer, déformer ou contenir des remarques désobligeantes à l’égard d’Otakuthon, de la Société culturelle d’Otakuthon et ses membres, de leurs partenaires, des produits ou entreprises affiliés à l’événement.
  • Ne commentez pas, ne dénigrez pas, ne diffamez pas, ne faites pas de fausses déclarations ou ne diffusez pas d’autres remarques négatives sur d’autres festivals et événements en utilisant votre adresse courriel d’Otakuthon ou lorsque vous représentez Otakuthon.
• Toutes les entrevues avec les médias doivent passer par les porte-paroles du festival (media@otakuthon.com).
• Tout contact avec les médias doit être dirigé vers le service des médias du festival (media@otakuthon.com).

Cadeaux

Les cadeaux ne peuvent être remis à des parties extérieures sans l’autorisation de la présidence et de la trésorerie, à l’exception des cadeaux planifiés et destinés à des organismes partenaires qui figurent dans le budget d’Otakuthon.

En échange de leur engagement, Otakuthon accorde une gamme d’avantages aux employé·e·s et aux bénévoles, tel que déterminé par le comité de coordination et distribué par la division des ressources humaines. Toute autre forme de compensation, commission, gratification ou autre avantage doit être approuvée par le Comité exécutif d’Otakuthon (vice-présidence et plus).

Heures minimums du personnel

Les membres du personnel sont des personnes qui prennent un rôle spécialisé, tant sur le plan administratif qu’opérationnel, et qui contribuent au bon déroulement du festival.

Les bénévoles s’occupent des tâches générales diverses qui sont effectuées dans le festival, sans avoir un poste fixe dans une seule spécialité. Les volontaires doivent être préinscrits en tant que participants. Le nombre d’heures de bénévolat qu’ils ont effectuées permet de rembourser une partie du coût d’achat de leur badge ainsi que leur propre liste de récompenses.

Afin de maintenir la cohérence et l’équité au sein de l’organisation (par rapport aux autres membres du personnel et aux bénévoles), tous les membres du personnel doivent consacrer un minimum de 25 heures à l’événement (avant ou pendant le festival). Les membres du personnel qui ne peuvent consacrer que moins de 25 heures à un travail spécialisé sont considérés comme des membres du personnel de soutien.

Les membres du personnel d’âge mineur (en bas de 18 ans)

Tous les membres du personnel âgés de moins de 18 ans au moment de leur affectation OU qui auront moins de 18 ans au 31 juillet doivent remplir une déclaration d’autorisation signée par leur parent légal ou leur tuteur.

L’autorisation doit être remplie dans les deux semaines suivant l’affectation du membre du personnel OU avant le début de l’inscription à la porte du festival, si cette date est antérieure. L’autorisation doit être renouvelée chaque année d’affectation jusqu’à ce que le membre du personnel soit âgé de 18 ans.

L’autorisation doit être envoyée à hr@otakuthon.com.

Un·e tuteur·rice légal ou un parent peut demander en tout temps au mineur·e de démissionner de son poste de membre du personnel d’Otakuthon en envoyant un courriel au service des ressources humaines susmentionné.

Absence, congé ou départ

Le membre du personnel qui ne peut pas continuer à assumer ses responsabilités, de manière temporaire ou permanente, ou qui ne peut pas s’acquitter de ses tâches au festival, doit prendre l’une des mesures suivantes;

• contacter son supérieur·e direct·e dans un délai raisonnable avant son absence, congé ou départ
• S’il c’est temporaire, fournir un délai et un recours pour résoudre les conséquences liées à l’absence du membre
• S’il c’est permanent, fournir une brève explication de l’absence, du congé ou du départ

Il est vivement recommandé et préférable qu’un membre du personnel donne à son supérieur·e hiérarchique direct·e une brève explication de l’état d’avancement des responsabilités ou des tâches qui lui ont été confiées, le cas échéant. Cela permet d’assurer la continuité et d’éviter que son absence, congé ou départ n’entrave pas la capacité de son équipe à poursuivre son mandat au sein de l’organisation.

En fonction du rang du membre du personnel au sein de l’organisation, il peut s’avérer nécessaire de détailler ses derniers progrès sous la forme d’un rapport.

Si l’absence, congé ou départ est lié à une insatisfaction de l’environnement du bénévolat ou de l’organisation, le membre du personnel est invité à faire part de ses réactions, commentaires et plaintes conformément à l’article ci-dessous.

Retours, commentaires et plaintes

• Si vous avez des retours, commentaires ou plaintes à formuler au sujet du déroulement d’Otakuthon, communiquez avec votre superviseur·e direct·e. Vous pouvez également envoyer un courriel à hr@otakuthon.com.
• Votre superviseur·e direct·e vous présentera par écrit, dans un délai de 30 jours, une résolution concernant vos retours, commentaires ou plaintes.
• Chaque année, le département des ressources humaines mènera une enquête non obligatoire où des retours, commentaires ou plaintes pourront être recueillis dans le respect total de l’anonymat et la confidentialité des membres du personnel qui souhaitent répondre à l’enquête.

Les mécontentements concernant les procédures et le déroulement du festival doivent être traités et résolus en interne. N’oubliez pas que nous sommes une équipe ; les débordements publics et en ligne nuisent à l’image non seulement du membre du personnel, mais aussi de l’ensemble de l’organisation. Des mesures disciplinaires et des procédures juridiques peuvent être prises.

En cas de litige personnel, veuillez vous référer à la procédure de résolution des litiges du personnel (ci-dessous).

Procédure de résolution des disputes du personnel 

• En cas de conflit personnel avec un·e autre membre du personnel d’Otakuthon, on s’attend à ce que vous régliez le problème avec la personne en question par le biais d’une communication directe.
• Si le problème persiste, vous devez faire part de vos préoccupations à un·e superviseur·e (gérant·e et plus) pour une médiation. La médiation est volontaire et confidentielle. Elle a pour but d’aider les parties à trouver une solution mutuellement acceptable.
• Si nécessaire, la résolution peut être présentée par écrit dans un délai de 30 jours par votre supérieur·e hiérarchique direct·e (directeur·rice et plus).

Pour une escalade persistante, le département des ressources humaines peut aider à résoudre le conflit, en particulier si celui-ci relève des politiques de ressources humaines existantes, telles que la politique de harcèlement (OTK-HR-01) et la politique de diversité, d’équité et d’inclusion (OTK-HR-02). Les ressources humaines demanderont qu’un formulaire soit rempli afin de structurer la plainte et d’en recueillir les détails.

La résolution du problème sera présentée par écrit à toutes les parties concernées, conformément à la procédure de résolution des plaintes du département des ressources humaines, telle que décrite dans les politiques susmentionnées.

Actes de mallveillance

• Tous les membres du personnel sont tenus de traiter les biens du festival avec respect, comme s’il s’agissait de leurs propres biens.
• Tout acte malveillant entraînant la perte ou l’endommagement de biens peut entraîner la facturation de la perte à la personne concernée, en plus d’entraîner des mesures disciplinaires ou une responsabilité civile, voire criminelle.
• Tous les objets de valeur personnels sont la responsabilité du personnel, car Otakuthon n’est pas responsable du vol ou de la perte d’objets.
• Otakuthon n’est pas responsable des obligations financières ou des responsabilités qu’un membre du personnel peut encourir, y compris les dommages à la propriété ou les blessures subies par d’autres personnes pendant la période de bénévolat pour l’organisme.

Actions disciplinaires

Si des mesures disciplinaires sont nécessaires, la politique des mesures disciplinaires (OTK-HR-03) s’applique. Les mesures peuvent être, entre autres, les suivantes :

• Avertissement verbal
• Avertissement écrit
• Mutation
• Mise à l’épreuve
• Rétrogradation
• Suspension
• Renvoi ou expulsion immédiate
• Suspension permanente

Addendum des politiques

En acceptant les conditions décrites ci-dessus, vous acceptez également d’être informé et d’avoir lu les politiques suivantes :

• Politique en matière de harcèlement (OTK-HR-01)
• Politique de diversité, d’équité et d’inclusion (OTK-HR-02)
• Politique en matière de mesures disciplinaires (OTK-HR-03)

Reconnaissance

Je reconnais avoir lu et compris la politique du personnel. J’accepte de me conformer à cette politique et à ses principes directeurs. Si je n’agis pas conformément aux intentions énoncées dans la présente politique, je peux faire l’objet d’une cessation de mon engagement au sein de l’organisation ou d’une expulsion avec une perte de tous les avantages ou récompenses, en fonction de la gravité de chaque incident.

Date d’entrée en vigueur : 14/06/2025

Dernière révision : 26/05/2025