Politique et procédures anti-harcèlement
Énoncé de politique
La Société culturelle Otakuthon (SCO) s’engage à favoriser un environnement de travail sans harcèlement, où l’ensemble du personnel et des bénévoles sont traités avec respect et dignité.
La Loi canadienne sur les droits de la personne et la Charte des droits et libertés protègent les personnes contre le harcèlement fondé sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état civil, la situation familiale, le handicap ou une condamnation graciée.
Le harcèlement à Otakuthon n’est pas toléré. Le personnel et les bénévoles reconnus coupables de harcèlement envers une autre personne peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires. Cela inclut toute personne qui :
- entrave la résolution d’une plainte pour harcèlement;
- exerce des représailles d’une plainte pour harcèlement;
- dépose une plainte infondée dans le but de nuire.
Champ d’application
Cette politique s’applique à l’ensemble du personnel et des bénévoles actuels d’Otakuthon, quel que soit leur rang, qu’il s’agisse de bénévoles généraux, du personnel de soutien, du personnel, des gestionnaires, etc.
Cette politique couvre tout comportement en lien avec Otakuthon, y compris lors de réunions hors site, de formations, dans les communications en ligne et lors de déplacements professionnels.
Definitions
Le harcèlement se définit par le fait :
- d’offenser ou d’humilier quelqu'un, verbalement ou physiquement;
- de menacer ou d’intimider quelqu’un;
- de faire des blagues ou commentaires inappropriés portant sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, le genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, la situation familiale, le handicap ou une condamnation graciée.
Le harcèlement sexuel se définit par un comportement :
- offensant ou humiliant lié au sexe ou au genre d’une personne;
- à connotation sexuelle créant un environnement de travail intimidant, hostile, non désiré ou offensant;
- à connotation sexuelle qui pourrait raisonnablement être perçu comme une condition liée à l’emploi ou aux opportunités professionnelles.
Responsabilités et attentes
Otakuthon est responsable de :
- fournir à l’ensemble du personnel et des bénévoles un environnement sans harcèlement.
Le directeur·trice des ressources humaines est responsable de :
- veiller à ce que cette politique soit appliquée de manière rapide, cohérente et confidentielle;
- déterminer si les allégations de harcèlement sont fondées;
- décider des mesures correctives appropriées lorsque la plainte est fondée.
Le vice-président·e des ressources humaines est responsable de :
- l’administration de cette politique;
- la révision annuelle de la politique, ou au besoin;
- l’ajustement nécessaire de cette politique pour répondre aux besoins de l’organisation
L'équipe de gestion est responsable de :
- favoriser un environnement sans harcèlement et donner l’exemple quant au comportement approprié en public;
- communiquer le processus d’enquête et de résolution des plaintes de harcèlement déposées par le personnel et les bénévoles;
- intervenir rapidement dès qu’un cas de harcèlement est porté à leur attention, qu’une plainte ait été déposée ou non;
- prendre les mesures appropriées durant l’enquête, y compris séparer les parties concernées si nécessaire;
- assurer que les situations de harcèlement soient traitées avec sensibilité et confidentialité.
Le personnel est responsable de :
- traiter les autres avec respect durant le festival;
- signaler tout harcèlement à son superviseur direct (ou au directeur RH si nécessaire);
- coopérer lors d’une enquête sur le harcèlement et respecter la confidentialité du processus.
Le personnel peut s’attendre à :
- être traité avec respect avant, pendant et après le festival;
- voir les plaintes de harcèlement prise en charge de manière rapide, confidentielle et efficace;
- voir leurs droits à un processus équitable et à la confidentialité respectés durant l’enquête;
- être protégés contre toute représailles liée au signalement ou à la coopération durant l’enquête.
Procédure de traitement d’une plainte pour harcèlement
Dépôt d’une plainte
Le personnel et les bénévoles peuvent déposer une plainte en contactant le directeur des ressources humaines. La plainte peut être orale ou écrite. Un formulaire peut être fourni pour aider à structurer la plainte et recueillir les détails.
Les plaintes doivent être déposées dès que possible, et au plus tard un (1) an après le dernier incident perçu de harcèlement, sauf circonstances exceptionnelles empêchant la personne de le faire.
Le directeur·trice des ressources humaines informera par écrit la personne visée par la plainte, ainsi que les détails des allégations portées contre elle.
Tous les efforts seront faits pour répondre aux plaintes dans un délai de deux (2) semaines et pour résoudre la situation rapidement. La complexité du dossier, la disponibilité des parties concernées (plaignant·e, accusé·e, témoins, etc.) et les exigences liées à la médiation ou à l’enquête peuvent retarder le processus.
Si l’une des parties estime que la plainte n’est pas traitée conformément à cette politique, ou en l’absence d’un directeur·trice des ressources humaines, elle peut contacter le vice-président·e des ressources humaines.
Médiation
La médiation est volontaire et confidentielle. Elle vise à aider les parties à trouver une solution mutuellement acceptable à la plainte. Après réception de la plainte, le directeur·trice des ressources humaines invitera les parties concernées à une discussion ouverte.
Le médiateur sera une personne neutre, acceptée par les deux parties. Un superviseur direct peut être invité à jouer ce rôle si la présence d’un membre du département des ressources humaines n’est pas requise.
L’objectif de la médiation est d’instaurer une communication ouverte entre les parties pour explorer des solutions potentielles et parvenir à une résolution mutuellement acceptable, plutôt que d’entamer une enquête formelle.
Investigation
Si la médiation est jugée inappropriée ou ne résout pas le problème, une enquête sur le harcèlement pourra être menée par le département des ressources humaines. Toutes les enquêtes seront menées par une personne possédant la formation et l’expérience requises et faisant preuve d’impartialité. Dans certains cas, une tierce partie externe pourra être impliquée.
La personne responsable de l’enquête interrogera le plaignant·e, la personne mise en cause et les témoins identifiés. Les entretiens ou comptes rendus écrits seront consignés sous forme de déclaration. Chaque personne interrogée pourra relire sa déclaration enregistrée par la personne responsable de l’enquête pour en assurer l’exactitude.
Les recours possibles pour la personne ayant été victime de harcèlement peuvent inclure : des excuses orales ou écrites; une orientation vers des ressources externes; ou une compensation pour tout avantage perdu en raison de l’absence causée par le harcèlement.
Des mesures correctives seront prises à l’encontre du personnel reconnu coupable de harcèlement, conformément aux mesures disciplinaires prévues par l’organisation. Se référer à la Politique sur les mesures disciplinaires (OTK-HR-03).
Les deux parties seront informées par écrit de la décision.
Respect de la vie privée et confidentialité
Toutes les parties impliquées dans une plainte pour harcèlement sont tenues de respecter la vie privée et la confidentialité des autres personnes concernées, et de limiter la discussion de la plainte aux seules personnes qui doivent en être informées.
Otakuthon, ainsi que toutes les personnes impliquées dans le traitement de la plainte, se conformeront à toutes les exigences de la Politique de confidentialité afin de protéger les renseignements personnels.
Révision de la politique
Otakuthon révisera cette politique et ses procédures chaque année, ou au besoin, et y apportera les ajustements nécessaires afin de s’assurer qu’elles répondent aux besoins de l’organisation.
Renseignements
Pour toute question concernant cette politique ou les procédures associées, veuillez contacter le directeur·trice des ressources humaines à l’adresse suivante : hr@otakuthon.com.
Date de création : 10/11/2024
Dernière mise à jour : 26/05/2025