Foire aux questions pour les artistes

Pour toutes questions, veuillez contacter notre personnel de la Place des artistes.

Avant le festival

Qu'est-ce que la Place des artistes ? Où est-elle située?

La Place des artistes est un espace prévu pour les artistes qui souhaitent vendre et promouvoir leur art, ainsi que dessiner de nouvelles créations sous-commission. Elle est située dans la Salle d'exposition (salle 220BCDE).

Quelles sont les heures d'ouverture de la Place des artistes?

  Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
Installation 17h00 - 21h00 8h00  - 11h00 9h00  - 10h00 9h00  - 10h00
Ouverture   11h00  - 20h00 10h00  - 19h00 10h00  - 17h00
Fermeture   20h00  - 21h00 19h00  - 20h00 17h00  - 20h00


Qu'est-ce qui est inclus dans le prix d'une table?

  • Insigne NON INCLUS;
  • DEUX (2) chaises;
  • Table nappée. Nous recommandons aux artistes d'apporter les leurs pour couvrir leurs marchandises avant la fermeture;
  • L’électricité et le service Internet ne sont pas inclus. Vous pouvez toutefois en faire la demande auprès du Palais des congrès de Montréal.

Est-ce que je peux vendre des oeuvres créées par d'autres artistes si j'ai leur permision?

Si l'artiste original a consenti à la revente de leurs œuvres d'art ou d'artisanat, il devra remplir un formulaire de procuration ainsi que respecter les conditions définies avant le 20 juillet 2019. Vous pouvez demander pour le formulaire de procuration par courriel (artistsarea@otakuthon.com)

Quel est le processus de sélection?

Étape

Date

Notes

1. Formulaire de demande en ligne

Premium :
Du 26 avril 2019, 21:00, jusqu'au 29 avril 2019, 23:59

Pour les artistes premium, 2/3 des inscriptions vont être sélectionnées par le concept du premier arrivé, premier servi, et 1/3 des inscriptions par un système de loterie.

 

 

Régulier :
4 mai 2019, 14:00, jusqu'au 8 mai 2019, 23:59

Pour les artistes réguliers, 2/3 des inscriptions vont être sélectionnées par le concept du premier arrivé, premier servi, et 1/3 des inscriptions par un système de loterie.

2. Formulaire d’inscription et contrat

1 semaine après la date de clôture des demandes

Ces documents doivent être soumis dans les 72h suivant la réception du courriel.

3. Paiement de la réservation

1-2 semaines après la soumission du formulaire d’inscription et du contrat signé

Selon de la méthode de paiement choisi :

  • PayPal : Doit être payée dans les 10 jours suivant l’envoi de la facture
  • Au bureau : 25 mai 2019

4. Confirmation de table

Jusqu’à 1 semaine après que le traitement du paiement

Lorsque le paiement et la documentation ont été traités, le personnel de la Place des artistes vous enverra un courriel confirmant que votre réservation de table a été complétée.

Note : Ceux qui n’ont malheureusement pas obtenu une table seront placés sur la liste d’attente et seront contactés éventuellement si une place se libère. 

Quelle est la différence entre la liste de Vente de feu et la liste d'attente?

Les artistes qui n'ont pas été sélectionnés durant le processus d'inscription seront automatiquement ajoutés à la liste d'attente. 

La liste de Vente de feu est une liste distincte pour les artistes qui désirent être contactés en cas d'absentéisme de dernière minute (vendredi durant le festival) et qui sont prêts à monter leur table pour les journées restantes du festival. Ces tables seront vendues à rabais.

Une demande d'être placé(e) dans la liste de Vente de feu n'affectera pas votre position dans la liste d'attente.

Je suis mineur, est-ce que je peux quand même appliquer à la Place des artistes?

Non. Tous les artistes doivent être âgés de 18 ans ou plus. Les aides-artistes doivent être âgés de 16 ans ou plus. Si un artiste de la table vend du matériel adulte, tous les membres du groupe doivent être âgés de 18 ans ou plus.

Combien de tables est-ce que je peux réserver?

Les artistes peuvent faire la demande d'une table premium et d'une table régulière, mais ne peuvent obtenir qu'une seule table à la fois. Si les œuvres d'un artiste se retrouvent à plus d'une table, le personnel de la Place des artistes appliquera la règle des trois avertissements.

Est-ce que je peux acheter une table d'artiste ET un espace de marchand?

Non. Il est seulement possible de réserver UNE (1) table dans la Place des artistes ou UN (1) espace dans la Place des marchands. 

Est-ce que je peux acheter une table pour une seule journée?

Non, les artistes doivent être présents à leur table pour toute la durée du festival. Si un artiste quitte sa table avant la fin du festival, ses chances d'obtenir une table durant les années suivantes seront diminuées.

J'ai soumis mon formulaire de demande, mais j'aimerais faire des changements. Qui dois-je contacter?

Si vous voulez apporter des changements à votre formulaire de demande après l'avoir soumis, veuillez contacter notre personnel de la Place des artistes au artistsarea@otakuthon.com en incluant le plus d'information possible. Vous avez jusqu’au 6 juillet 2019 pour apporter des modifications au dossier.

Prénom:
Nom:
Courte explication de ce que vous voulez changer:

Quoi vendre et ne pas vendre à une table d'artiste?

Quoi vendre:

Quoi ne pas vendre:

Comment ajouter des aides-artistes après avoir soumis mon formulaire de demande?

Si vous voulez ajouter un aide-artiste à votre groupe, envoyez les informations suivantes à l'adresse courriel de la Place des artistes. Notez que le tarif préférentiel est offert jusqu’au 6 juillet 2019.

Prénom:
Nom:
Numéro de compte:

Est-ce que vous acceptez les artistes internationaux?

Oui. Toutefois les artistes internationaux sont responsables de leurs lois respectives concernant les permis de vente, visas de travail et autres lois et règlements applicables.

Je fais partie d'un club, collectif, ou collège, est-ce que je peux appliquer pour une table d'artiste?

Si vous représentez un club (par ex: un Club de bande dessinée), ou vous faites partie d'un collectif, vous êtes admissible pour une table si vous avez participé à la création des œuvres d'art ou d'artisanat qui seront mises en vente. Vous devrez appliquer par le même processus que tous les artistes, puisque nous ne donnons aucune priorité ou privilège basé sur ce fait. Nous ne pouvons vous garantir que vous obtiendrez une table.

Comment puis-je annuler ma table? Est-ce que je recevrai un remboursement?

Si vous ne pouvez pas vous présenter à Otakuthon ou vous ne voulez pas garder votre table, veuillez contacter la Place des artistes au artistsarea@otakuthon.com, le plus rapidement possible. Veuillez noter que les insignes, les billets de concerts et les chandails d’Otakuthon précommandés ne sont pas remboursables et qu'il y aura une pénalité de 50% du prix de la réservation de la table. 

Le processus de remboursement commencera après le festival.

Pendant le festival

Comment puis-je obtenir l'électricité et/ou Internet pendant le festival?

L'électricité, le téléphone et le service Internet peuvent être fournis par les installations du Palais des congrès de Montréal préalablement. Veuillez remplir les formulaires de demandes directement auprès du Palais des congrès, sur leur site Internet ici.

Est-ce que je peux apporter mes propres chaises en plus de celles fournies avec la table?

Une table complète inclut DEUX (2) chaises. Aucune chaise supplémentaire ne sera fournie ou permise.

Est-ce que je peux manger à ma table?

Oui. Les artistes peuvent manger à l'intérieur de la Place des artistes, tant qu'ils gardent leur espace propre, sinon, des frais de nettoyage s'appliquent. N'oubliez pas de manger et de rester hydratés pendant le festival!

Est-ce que je peux demander à un membre du personnel de surveiller ma table?

Si vous désirez avoir quelqu'un pour surveiller votre table (ex: aide-artistes), ils doivent être inscrits dans votre groupe d'artistes. Seuls les membres du personnel et les aides-artistes inscrits à la table peuvent se trouver derrière une table dans la Place des artistes.

Combien de personnes peuvent se trouver à une table durant le festival?

Un maximum de trois personnes est permis derrière une table complète en tout temps. Toutefois, pour des raisons de sécurité, deux chaises seulement seront permises.

Est-ce que ma marchandise sera en sécurité après la fermeture?

Le personnel de nettoyage du Palais des congrès de Montréal sera à l'intérieur de la Salle d'exposition durant la nuit pour le nettoyage vendredi et samedi après la fermeture. Des gardes de sécurité veilleront à la surveillance pendant le nettoyage vendredi et samedi. Otakuthon ne sera pas responsable des pertes pendant le festival.

Si j'ai un problème, qui est-ce que je devrais contacter?

Si vous rencontrez des problèmes durant le festival, veuillez contacter un des membres du personnel de la Place des artistes ou un bénévole. Ils porteront un bandeau d'Otakuthon et patrouilleront dans la Salle d'exposition en tout temps durant le festival. Vous pouvez aussi vous présenter à la table de marchandise d’Otakuthon afin de parler à un membre du personnel.