La Place des artistes réguliers (exposants)

L'inscription pour la Place des Artistes est terminée. Nous n'acceptons plus d'applications. Merci!

• Otakuthon a compilé une liste de questions et réponses au sujet de la Place des artistes et du processus d'inscription. Cliquez ici pour accéder à la FAQ de la Place des artistes.
  

1. Dates importantes et nouveautés pour 2019

1.1. Dates limites

1.2. Nouveautés pour l’année 2019

• Nouvelle procédure: Les insignes devront être achetés séparément en utilisant le système d’inscription des participants. L’inscription des artistes ne couvrira que les frais de la table d'artiste. Dans le Formulaire d’inscription pour les artistes, vous aurez besoin de votre numéro de compte pour que votre insigne et votre table d'artiste puissent être liés. Notez que la création d'un compte de préinscription ne signifie pas nécessairement que vous devez payer avant de recevoir un courriel pour la confirmation de votre table d'artiste. En effet, vous pouvez attendre d'avoir reçu une table pour payer. De plus, vous avez le droit de demander une table premium ainsi qu'une table régulière, mais vous ne recevrez qu'une seule table et la table premium prendra préséance. AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ : Les artistes qui soumettent plusieurs inscriptions sous différents noms seront immédiatement disqualifiés.
• Insignes à la porte: Des insignes additionnels peuvent être achetés après la date limite du prix réduit au festival même pour les groupes d’aides-artistes. Le coût de chaque insigne s'élèvera à 65$ CAN. Toutefois, le nombre maximum de membres dans un même groupe d’artistes reste TROIS (3), incluant l’artiste principal.

2. Information pour les Artistes réguliers

2.1. Prix des tables d'artiste régulier

Les insignes au prix spécial lève-tôt coûtent 50$ - 65$ CAN chacun (veuillez consulter le site d'inscription pour plus de détails).

2.2. Insigne d'artiste

Chaque artiste et ses aides-artistes doivent porter leur insigne d’artiste pour agir sous ce titre, et ce, pour toute la durée du festival.

2.3. Paiement

Tous les paiements doivent être faits à l’ordre d’ « Otakuthon ». Les méthodes de paiement suivantes sont acceptées pour la réservation de tables d’Artiste (les prix sont en dollar canadien [CAN]):

• PayPal;
• Paiement en argent comptant en personne au bureau d’Otakuthon le 25 mai 2019 de 13h à 17h.

Si vous désirez payer en personne, vous devrez le spécifier dans votre demande d’inscription ou nous informer au artistsarea@otakuthon.com pour changer votre mode de paiement. Les formulaires et les paiements ne seront acceptés qu'au bureau d’Otakuthon (205-5115 Avenue Trans Island, Montréal, Québec).

Si, sans prendre d'autres arrangements, vous faites une demande pour payer en personne et que celle-ci n’est pas honorée, votre réservation sera automatiquement annulée. Si vous ne pouvez pas vous présenter à la date convenue, assurez-vous de soumettre une demande pour modifier votre type de paiement avant le 25 mai 2019, d'envoyer quelqu'un payer à votre place ou de contacter l'équipe de la Place des artistes par courriel.

2.4. Installation dans la Place des artistes

Les tables peuvent seulement être installées par l’artiste et ses aides-artistes. Toute autre personne sans insigne d’artiste se verra refuser l'accès à l’installation.

Veuillez ne laisser aucun objet de valeur sur place sans surveillance, même à la fermeture. Otakuthon ne peut être tenu responsable de la perte de tout objet ou de toute marchandise.

Notez aussi que le personnel d’entretien du Palais des congrès de Montréal se trouvera dans la Salle d’exposition après la fermeture. Des agents de sécurité surveilleront la salle pendant le nettoyage le vendredi et le samedi.

Toute table non réclamée après les heures d’installation le vendredi seront considérée comme abandonnée et la réservation sera annulée sans possibilité de remboursement.

2.5. Groupe d'artistes et aides-artistes

IMPORTANT: Toute personne derrière une table dans la Place des artistes DOIT être inscrite avec un INSIGNE D’ARTISTE. Ceci inclut les aides-artistes.

Les artistes qui désirent s’inscrire ensemble peuvent se désigner comme groupe d’artistes. Un groupe d’artistes est limité à un maximum de TROIS (3) artistes : un (1) chef d’équipe et deux (2) membres. La personne désignée chef d’équipe doit avoir 18 ans et plu, et les autres membres, 16 ans et plus.

Si vous souhaitez ajouter une personne à votre groupe alors que vous êtes déjà inscrit(e) à une table, veuillez envoyer un courriel au artistsarea@otakuthon.com  en spécifiant les informations suivantes:

Prénom:
Nom de famille:
Date de naissance:
Numéro de compte :

Si vous souhaitez que quelqu’un surveille votre table (c’est-à-dire des aides-artistes), ces individus doivent être inscrits dans votre groupe d’artistes. Seuls le personnel du festival ainsi que les participants avec un insigne d'artiste peuvent utiliser une table dans la Place des artistes. Enfin, un groupe ne peut excéder trois (3) membres au total.

2.6. Procuration

Les artistes qui sont dans l’impossibilité de se présenter au festival peuvent demander le Formulaire de procuration auprès du personnel de la Place des artistes. Ce formulaire doit être soumis avant la date citée dans la section Dates importantes.

Les représentants de l’artiste doivent aussi acheter un insigne et apparaîtront sur la liste en tant que chef d’équipe ou membre du groupe, dépendamment de l’inscription.

L’artiste doit aussi annoncer publiquement leur entente avec la Place des artistes. Voici une liste non exhaustive de moyens d’annonce possibles:

• Portfolio d’artiste (site Internet, pixiv, DeviantArt, tumblr, etc.)
• Réseaux sociaux reconnus (Twitter, Facebook, etc.)

D’autres moyens peuvent être acceptés au cas par cas par le personnel de la Place des artistes. Si cette condition n’est pas respectée, la demande de procuration sera rejetée.

2.7. Remboursements et Annulations

Si vous ne pouvez pas participer à Otakuthon ou si vous ne désirez plus votre table, veuillez contacter la directrice de la Place des artistes par courriel dans les plus brefs délais à artistsarea@otakuthon.com pour convenir d’un arrangement. 50% des frais de réservation de la table seront remboursés pour toute annulation faite avant le 30 juin 2019. Toute annulation effectuée après cette date ne pourra pas faire l'objet d'un remboursement. Si l'artiste ne respecte pas les exigences de la Place des artistes après avoir remis le formulaire d’inscription, la totalité des frais de réservation lui sera remboursée.

Veuillez noter que les remboursements seront effectués après le festival.

3. Règlements et politiques 2019

3.1. Règle des trois avertissements

Durant le festival, les artistes doivent respecter les règles et politiques de la Salle d'exposition. Un manquement à cet égard peut conduire à l’expulsion de l’artiste en faute pour une certaine période sans compensation ni remboursement.

Si l'artiste ou ses aides-artistes commettent une faute, un avertissement sera remis et la personne fautive se verra accorder un moment pour régler le problème. Une seconde faute sera traitée de la même façon. Cependant, une troisième faute mènera à l’expulsion de l’artiste du festival, et ce, pour les années suivantes. Le nombre de fautes commises par l'artiste sera pris en considération lors des futures inscriptions, selon leur gravité.

3.2. Conduite générale

Chaque artiste doit suivre les règlements et politiques mentionnés dans le contrat d’inscription des artistes réguliers, le Guide de l’exposant ainsi que les politiques générales d’Otakuthon. Pour plus d’information, veuillez-vous référer au site Internet de ce dernier ainsi qu’au Guide de l’exposant. Les politiques et règlements ci-dessous seront appliqués lors du festival.

3.2.1 Les artistes ne peuvent s’inscrire qu’à un (1) seul type de table à la fois. Les artistes ne doivent pas utiliser une surface qui ne leur est pas assignée ni y exposer d'oeuvres d'art. Les artistes ne doivent pas occuper d’espace ou de chaises qui ne leur ont pas été assignées, même si personne ne les utilise.

3.2.2 Les artistes ne doivent pas bloquer tout autre artiste, marchand ou exposant, ou interférer dans leurs activités.

3.2.3 Le harcèlement et les remarques désobligeantes à l’endroit des membres du personnel d’Otakuthon ou de ses bénévoles ne seront aucunement tolérés.

3.2.4 Le chef d’équipe est responsable de ses aides-artistes. Si un membre du groupe commet une infraction, le chef d’équipe sera tenu responsable et sera sujet au règlement des trois avertissements (pouvant aller jusqu'à l'expulsion de la Place des artistes) avec le groupe sans compensation ni remboursement.

3.2.5 Les artistes peuvent manger à l’intérieur de la Place des artistes, pourvu que l’espace demeure propre.

3.2.6 Tout espace alloué qui sera jugé excessivement sale à la fin du festival entraînera des frais de nettoyage facturés aux responsables.

3.3. Marchandise

3.3.1 Les artistes doivent posséder les droits d’auteur de toutes les œuvres vendues à leur table. En d’autres mots, toute marchandise doit être créée entièrement par l’artiste qui vend.

3.3.2 L'artiste qui vend des produits pour le compte d’autrui doit remettre un formulaire de procuration signé aux membres du personnel de la Place des artistes avant le 20 juillet 2019.

3.3.3 Les images modifiées et les copies d’œuvres originales ne sont pas permises.

3.3.4 La vente de répliques de toute marchandise préexistante dans la Place des artistes est interdite. Ceci inclut, sans s’y limiter, des logos et emblèmes de séries tels que Attack on Titan, Pokémon Go, etc.

3.3.5 Aucune nourriture ne peut être vendue ou distribuée dans la Place des artistes.

3.3.6 Tout le matériel exposé doit convenir à un public général (selon la classification de film PG). Les articles faisant référence à des œuvres illustrant de la nudité ou des actes sexuels et toutes les autres formes de matériel pour adulte sont autorisés, mais ne peuvent être exposés à moins d'être suffisamment couverts ou hors de la vue des personnes mineures. Ceci comprend, sans s’y limiter, les images imprimées, les commandes, les broches, les boutons et l’artisanat.

3.3.7 Le matériel pour adulte ne peut être exposé et vendu qu’à des personnes de 18 ans ou plus sur présentation d’une pièce d’identité avec photo. MONTRER DU MATÉRIEL PORNOGRAPHIQUE À DES MINEURS EST UNE INFRACTION CRIMINELLE.

3.3.8 L’artiste et les aides-artistes vendant du matériel pornographique doivent également avoir 18 ans ou plus.

Déterminer ce qui est acceptable ou non demeure à la discrétion du personnel de la Place des artistes, qui pourrait demander le retrait de toute pièce jugée offensante.

3.4. Affichage

3.4.1 L’utilisation de toiles de fond ou de structures sur pied est interdite.

3.4.2 Pour les tables d’artiste régulier, les plateformes et les structures attachées sur le dessus des tables ne peuvent dépasser une hauteur de 5 pieds au-dessus des tables (plus ou moins 7,5 pieds depuis le sol).

3.4.3 Aucun article ne peut être collé ou affiché aux murs du Palais des congrès de Montréal.

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la Place des artistes, écrivez-nous à artistsarea@otakuthon.com.