POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 2 avril 2026 

INTRODUCTION

La Société Culturelle Otakuthon (« Nous », « Notre ») s’engage à respecter la vie privée des personnes avec lesquelles nous interagissons et à protéger leurs informations personnelles. Il est important de faire preuve de transparence et de vous informer sur la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, conformément aux lois provinciales et fédérales applicables. Nous souhaitons également que vous connaissiez les options qui s’offrent à vous et la manière dont vous pouvez exercer vos droits en matière de protection de vos informations personnelles.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans la présente politique, « informations personnelles » désignent toute information sur une personne qui peut être utilisée pour identifier cette personne, seule ou en combinaison avec d’autres informations, telles que le nom, les coordonnées, la date de naissance, l’adresse, etc. Ceci peut également inclure des informations plus techniques, telles que l’adresse IP, les paramètres du navigateur Web et l’identifiant unique d’un appareil, mais uniquement lorsque ces informations peuvent être utilisées pour vous identifier en tant qu’individu. Les informations rendues anonymes et qui ne peuvent être associées à une personne ne sont pas considérées comme des informations personnelles.

Les informations personnelles sont collectées à des fins comprenant sans s'y limiter :

• Fournir nos services;

• Traiter des transactions;

• Gérer votre compte;

• Améliorer nos activités et nos services;

• Marketing, tel que l’envoi de messages promotionnels, sous réserve de votre consentement;

• Traiter des candidatures de personnel, de partenariat et autres telles candidatures;

• Analyses et statistiques;

• Amélioration de notre site Web;

• Conformité à des obligations légales et réglementaires.

La collecte est effectuée de plusieurs manières, notamment, les visites sur notre site Web, l’utilisation de nos services, les transactions et les interactions avec notre service à la clientèle. Les types d’informations personnelles collectées peuvent inclure :

• Identifiant, notamment vos nom et prénom, date de naissance et genre;

• Coordonnées (par exemple, courriel, numéro de téléphone);

• Numéros d'identification;

• Information financière telle que les informations de carte de débit ou crédit (numéro de carte, date d’expiration, code de sécurité), adresses de facturation et d’expédition, historique d’achat;

• Informations liées à l’activité en ligne, y compris les adresses IP, les préférences linguistiques, les témoins ou les paramètres de technologies similaires;

• Information de réseaux sociaux ou médias sociaux, quand vous interagissez avec notre contenu à travers nos médias sociaux ou plateformes similaires (par exemple, photo de profil, clics « j’aime », intérêts, informations démographiques, etc.);

• Photos, vidéos ou autres informations enregistrées durant le festival;

• Toute information nous étant fournie directement quand vous communiquez avec nous;

• Toute autre information en lien avec nos services, tels que les passeports, visas ou permis de travail, informations de compte bancaire, numéros d’identification fiscale, curriculum vitae, lettres de motivation, préférences salariales ou tarifaires, en relation, par exemple, avec tout service professionnel ou partenariat avec Otakuthon.

PARTAGE DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Otakuthon peut être amené à partager vos informations personnelles avec des tiers  afin de vous offrir un meilleur service ou lorsque requis par la loi.  Par exemple, à:

• Nos sociétés et organisations affiliées;

• Notre personnel;

• Nos prestataires de service, lorsque la communication de cette information est nécessaire pour l’exécution d’un mandat ou d’un contrat qui leur est confié. Nous engageons des prestataires de services, entre autres, pour planifier nos opérations commerciales et gérer nos activités; participer au développement, à la production et à l’exploitation de nos spectacles et productions audiovisuelles; fournir, exploiter et entretenir nos systèmes et services informatiques, y compris le présent site Web; pour vous fournir nos services; traiter les transactions et les paiements associés; gérer les candidatures à des postes; pour l’hébergement de données; pour l’archivage;

• Nos partenaires commerciaux, dans le cadre de la production de nos événements et productions audiovisuelles ou à des fins de marketing. Otakuthon n’a aucun contrôle et n’est pas responsable des pratiques de traitement des informations de ces parties;

• Avec d’autres personnes, notamment : quand la loi requiert que nous divulguions des informations personnelles ou qu’elle nous y autorise; lorsque nous déterminons que la divulgation d’informations spécifiques est nécessaire pour répondre à une demande émanant d’un organisme d’application de la loi ou de réglementation ou d’autre procédure judiciaire; pour appliquer nos politiques, ou pour enquêter, prévenir et prendre des mesures concernant des activités illégales; pour protéger les droits ou la propriété d’Otakuthon; ou lorsque cela est nécessaire pour protéger nos entités ou organisations affiliées, notre personnel ou autres.

PROTECTION DES INFORMATIONS PERSONNELLES DES ENFANTS

Notre site web est destiné au grand public, incluant les enfants de plus de 7 ans.

Les enfants de plus de 14 ans (nés avant le 1er août 2012) peuvent s’inscrire seuls.

Les enfants entre les âges de 7 et 14 ans (nés entre le 1er août 2012 et le 31 juillet 2019, inclusivement) doivent être inscrits par une personne ayant l'autorité parentale ou une personne à charge.

Les enfants de moins de 7 ans (nés après le 1er août 2019) ne peuvent pas s’inscrire seuls et seront ajoutés à l’inscription de leurs parents/tuteurs légaux.

Les mêmes protections s’appliquent pour les informations des mineurs.

SITES WEB TIERS

Des liens vers des sites web tiers sont disponibles lors de la navigation de notre site web. Nous n’avons aucun contrôle et ne sommes pas responsables des contenus ou des pratiques des organisations responsables de ces sites web tiers.

TÉMOINS ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Nous utilisons des témoins pour collecter certaines informations techniques lorsque vous visitez notre site Web. Cette information ne vous identifie pas directement et est utilisée pour améliorer le contenu de notre site Web et faciliter son accès. Cette information peut être conservée sur des serveurs de nos fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada et peut donc être soumise aux lois de ces pays, y compris les lois autorisant l’accès aux autorités gouvernementales.

Nous pouvons recourir aux témoins et à d’autres technologies de suivi pour recueillir certaines informations sur votre navigation et votre comportement en ligne. Cela inclut les détails de vos visites sur nos sites, les données de trafic, la géolocalisation, ainsi que d’autres informations de communication et ressources consultées. Nous collectons également des données relatives à votre appareil et à votre connexion internet, telles que votre adresse IP, votre système d’exploitation et votre navigateur. Ces données statistiques ne visent pas à identifier un individu en particulier. Les informations que nous collectons automatiquement sont des données statistiques, mais peuvent inclure des informations personnelles, auquel cas nous les traiterons comme telles.

Vous pouvez choisir de refuser certains témoins non fonctionnels, qui ne sont pas nécessaires aux fonctionnalités de base du site ou à des fins de sécurité, en gérant vos préférences en matière de témoins sur notre site Web. Lors de votre première visite sur le site Web et périodiquement par la suite, nous vous invitons à confirmer vos préférences en matière de consentement aux témoins. Cependant, si vous n’acceptez pas les témoins, il se peut que vous ne soyez pas en mesure d’utiliser toutes les fonctionnalités de notre site Web.

Nous utilisons des technologies qui nous permettent de voir les informations sur votre activité, y compris les pages visitées, la source et le temps passé sur notre site Web. Ces informations sont anonymisées et affichées sous forme de chiffres, ce qui signifie qu’elles ne peuvent pas être utilisées pour vous identifier.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous appliquons des mesures et contrôles appropriés pour protéger vos informations personnelles. Ces mesures incluent, notamment, restreindre l’accès physique à nos locaux et fichiers, restreindre l’accès à vos informations personnelles uniquement au personnel qui en a besoin pour exercer ses fonctions, interdire la divulgation sauf pour les motifs mentionnés ci-haut, archiver nos documents auprès de tiers fiables hors site, dans des installations sécurisées et utiliser des pare-feux, des mots de passe et le chiffrement des fichiers pour des activités hors ligne.

Nous appliquerons des politiques et pratiques internes pour assurer la protection de votre information personnelle, incluant :

• Désigner une personne responsable de la protection de la vie privée, chargée d’assurer le respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée;

• Implanter des politiques et procédures qui déterminent les rôles et les responsabilités de notre personnel à travers le cycle de vie de l’information personnelle, limiter l’accès aux renseignements personnels en fonction du « besoin de connaître » et régir la rétention et la destruction des renseignements personnels;

• Appliquer une procédure pour le traitement des plaintes et questions en lien avec la confidentialité, incluant les incidents de confidentialité concernant de l’information personnelle;

• Si l’information est collectée ou entreposée sous format électronique, appliquer des mesures de sécurité techniques, telles que le chiffrement, un pare-feu, un logiciel antivirus et d’autres mesures similaires;

• Appliquer des protections contractuelles et d’autres mesures pour assurer que les prestataires de service avec qui nous partageons de l’information personnelle maintiennent des protections et des normes de sécurités adéquates. Par exemple, nous exigeons généralement de nos prestataires de service de limiter leur utilisation et rétention de l’information personnelle à ce qui est nécessaire afin de fournir leurs services et de nous informer en cas d’incident réel ou soupçonné de violation de la confidentialité.

Notre but est de prévenir les accès non autorisés, la perte, l’usage inapproprié, le partage ou la modification d’information personnelle en notre possession. Nous utilisons également des mesures de protection lorsque nous supprimons ou détruisons vos informations personnelles.

STOCKAGE DE L’INFORMATION PERSONNELLE

Nous nous efforçons d’entreposer vos informations personnelles au Québec ou, lorsque ce n’est pas possible, en Amérique du Nord. L’information entreposée sur les serveurs de nos fournisseurs de services localisés à l’extérieur du Canada pourrait donc être soumise aux lois de ces pays, incluant toute loi autorisant l’accès par des autorités gouvernementales. Le cas échéant, sous réserve de ces lois étrangères, nous maintiendrons, au mieux de nos capacités, une protection de vos informations personnelles au moins équivalente à celles qui s’appliquent au Québec.

VOTRE INFORMATION PERSONNELLE EST STOCKÉE PENDANT COMBIEN DE TEMPS?

Vous avez le droit à la portabilité des données et le droit de demander la suppression de vos informations personnelles, sous réserve de certaines contraintes.

Nous conserverons vos informations personnelles uniquement aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire pour la réalisation des objectifs indiqués ci-dessus ou tel que permis ou requis par la loi. Lorsqu’il ne sera plus nécessaire ou requis de le faire, votre information personnelle sera détruite ou anonymisée conformément aux lois applicables.

CONSERVATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous nous réservons le droit de conserver certains renseignements personnels strictement nécessaires afin d’assurer la protection de notre organisation, de notre personnel et de nos activités, notamment aux fins de prévention, de détection et de gestion de situations telles que la violation de nos règlements ou politiques, les cas de fraude, de harcèlement ou tout autre comportement répréhensible.

Dans ce contexte, ces renseignements sont utilisés aux fins d’identifier la personne concernée et d’évaluer la possibilité de refuser de contracter avec celle-ci et/ou de ne pas lui vendre un insigne.

CONSENTEMENT, ACCÈS, RETRAIT DU CONSENTEMENT, RECTIFICATION ET AUTRES DEMANDES

Lorsque vous visionnez notre site Web, vous consentez à la collecte, l’usage et la divulgation de vos informations personnelles aux fins identifiées ci-dessus.

Nous sollicitons explicitement votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de votre information personnelle.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sauf dans des circonstances limitées, par exemple, lorsque certaines exigences légales ou réglementaires s’appliquent ou en raison de vos obligations contractuelles envers vous. Si vous retirez votre consentement, Otakuthon pourrait ne plus être en mesure de vous fournir certains services, auquel cas nous vous aviserons des conséquences du retrait de votre consentement.

Sous réserve de toute restriction légale applicable, vous avez le droit d’accéder à l’information personnelle que nous détenons à votre sujet et de demander une rectification de toute donnée inexacte ou incomplète.

Pour retirer votre consentement, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les informations de contact de la section « Contactez-nous » ci-dessous.

MISES À JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques ou obligations légales. Nous vous informerons de tout changement important et solliciterons votre consentement lorsque la loi l’exige.

La « Date d’entrée en vigueur » au début de cette politique indique la date à laquelle celle-ci a été mise à jour pour la dernière fois.

CONTACTEZ-NOUS

Si vous avez des questions à propos de cette politique de confidentialité ou de vos droits, merci de contacter notre responsable de la confidentialité à l’adresse : privacy@otakuthon.com.

Cette politique de confidentialité est en vigueur à compter du 2 avril 2026.