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La Place des artistes premium (exposants)

L'inscription pour la Place des Artistes premium est terminé et n'accepte plus d'applications.



1. Dates importantes et nouveautés pour 2018

1.1. Dates limites

QUOI

QUAND

Inscription des artistes premium

27 avril – 1 mai 2018

Inscription des artistes réguliers

4 mai 2018

Paiement en personne

26 mai 2018

Dernière journée pour les annulations de réservation et remboursement partiel

24 juin 2018

Dernière journée pour la soumission du formulaire de procuration

15 juillet 2018

Numéros de table dévoilés

22 juillet 2018

Dernière journée pour nous aviser des retards au festival

2 août 2018

1.2. Nouveautés pour l'année 2018

  • Inscription des artistes premium: La période pour l'inscription est désormais de 4 jours, soit du 27 avril 2018 à 21h (EST) au 1 mai 2018 à minuit (EST).
  • Nouvelle procédure: Les insignes devront être achetés séparément en utilisant le système d’inscription pour les participants. L’application pour les artistes couvrira seulement les frais de la table d'artiste. Dans le Formulaire d’Inscription, vous aurez besoin de votre numéro de confirmation pour que votre insigne et votre table d'artiste puissent être associés ensemble.
  • Insignes à la porte: Des insignes additionnels peuvent être achetés après la date limite du prix réduit au festival même pour les groupes d’aides-artistes. Les insignes seront à 60$ CAN chacun. Toutefois, le nombre maximum de membres dans un même groupe d’artistes reste TROIS (3), incluant l’artiste principal.

2. Information pour les Artistes Premium

2.1. Prix des tables d'Artiste Premium

Type

Fin de semaine (Ven., sam., dim.)

1 Table (8 pi x 2,5 pi) & 2 chaises

Insigne NON INCLUS

250$ CAN

Les insignes au prix spécial lève-tôt coûtent 50$ CAN chacun. Après le spécial lève-tôt, ils seront à 55$ CAN chacun. Le prix à la porte est 60$ CAN chacun.

2.2. Insigne d'artiste

Tous les artistes (incluant les aides-artistes) doivent porter leur insigne d’artiste pour agir en tant qu’artiste, et ce, pour toute la durée du festival.

2.3. Paiement

Tous les paiements doivent être faits à l’ordre d’ « Otakuthon ». Les méthodes de paiement suivantes sont acceptées pour la réservation de tables d’Artiste (les prix sont en dollar canadien (CAN)):

  • PayPal;
  • Paiement en argent comptant en personne au bureau d’Otakuthon le 26 mai 2018.

Si vous désirez payer en personne, vous devrez le spécifier lors votre demande d’inscription ou en nous contactant au  artistsarea@otakuthon.com pour changer votre mode de paiement. Les formulaires complétés ainsi que les paiements seront acceptés au bureau d’Otakuthon (205-5115 Avenue Trans Island, Montréal, QC).

Si, sans autre arrangement, vous faites une demande pour payer en personne et que celle-ci n’est pas honorée, votre réservation sera automatiquement annulée. Si vous ne pouvez pas vous présenter à la date convenue, faites une demande pour modifier votre type de paiement avant le 26 mai 2018.

2.4. Installation dans la Place des artistes

 

Jeudi

Vendredi

Samedi

Dimanche

Installation

16h–21h

8h-11h

9h-10h

9h-10h

Ouverture

-

11h-20h

10h-19h

10h-17h

Démontage

-

20h-21h

19h-20h

17h-20h


Les tables peuvent seulement être installées par l’artiste et ses aides-artistes. Toutes autres personnes sans insigne d’artiste ne seront pas autorisées d’aider à l’installation.

Veuillez ne laisser aucun objet de valeur sur place sans surveillance, même à la fermeture. Otakuthon ne peut être tenu responsable de la perte de tout objet ou de toute marchandise.

Notez aussi que le personnel d’entretien du Palais des congrès de Montréal sera dans la Salle d’exposition après la fermeture. Des agents de sécurité surveilleront la salle pendant le nettoyage le vendredi et le samedi.

Toutes tables non réclamées après les heures d’installation le vendredi seront considérées abandonnées et la réservation sera annulée, sans remboursement.

2.5. Groupe d'artistes et aides-artistes

IMPORTANT: Toute personne derrière une table dans la Place des artistes DOIT être inscrite avec un INSIGNE D’ARTISTE; ceci inclut aussi les aides-artistes.

Les artistes qui désirent s’inscrire ensemble peuvent se désigner comme groupe d’artistes. Un groupe d’artistes est limité à un maximum de TROIS (3) artistes : un (1) chef d’équipe et deux (2) membres. Le chef d’équipe doit avoir 18 ans et plus. Les autres membres doivent avoir 16 ans et plus.

Si vous souhaitez ajouter une personne à votre groupe alors que vous êtes déjà inscrit(e) pour une table, veuillez envoyer un courriel à artistsarea@otakuthon.com  en spécifiant les informations suivantes:

Nom complet:
Date de naissance:
Numéro de confirmation :

Si vous souhaitez que quelqu’un surveille votre table (c’est-à-dire des aides-artistes), ils doivent être inscrits dans votre groupe d’artistes. Un groupe ne peut excéder trois (3) membres au total.

2.6. Procuration

Pour les artistes qui sont dans l’impossibilité de se présenter durant le festival, ils peuvent faire la demande du formulaire de procuration auprès du personnel de la Place des artistes. Ce formulaire doit être soumis avant la date citée dans la section Dates importantes.

Les représentants de l’artiste doivent aussi acheter un insigne et seront sur la liste en tant qu’artiste chef d’équipe ou membre d’un groupe dépendamment de l’inscription.

L’artiste doit aussi annoncer publiquement leur entente avec la Place des artistes. Les moyens d’annonce qui peuvent être utilisés sont les suivantes, mais ne se limitent pas à:

  • Portfolio d’artiste (site internet, pixiv, DeviantArt, tumblr, etc.)
  • Réseaux sociaux reconnus (Twitter, Facebook, etc.)

D’autres moyens peuvent être acceptés au cas par cas par les membres du personnel de la Place des artistes. Dans l'éventualité que cette condition n’est pas répondue, la demande de procuration sera rejetée.

2.7. Remboursements et Annulations

Si vous ne pouvez pas participer à Otakuthon ou si vous ne désirez plus votre table, veuillez contacter dans les plus brefs délais la directrice de la Place des artistes par courriel à artistsarea@otakuthon.com pour convenir d’un arrangement. 50% des frais de réservation de la table seront remboursés pour toute annulation faite avant le 24 juin 2018. Toute annulation effectuée après cette date sera non-remboursable. Dans le cas où l’artiste ne respecte pas les exigences de la Place des artistes après avoir remis le formulaire d’inscription, la totalité des frais de réservation lui sera remboursée.

Veuillez noter que les remboursements seront effectués après le festival.

3. Règlements et politiques 2018

3.1. Règle des trois avertissements

Tous artistes doivent respecter les règles et politiques du présent contrat. Un manquement à cet égard peut conduire à l’expulsion de l’artiste fautif pour une certaine période sans compensation ni remboursement.

Si un artiste ou l’un de ses aides commet une faute, un avertissement sera remis et la personne fautive aura un temps alloué pour régler le problème. Une seconde faute mènera à un traitement similaire. Une troisième faute mènera à l’expulsion de l’artiste du festival, et ce, pour les prochaines années. Le nombre de fautes commises par un artiste sera pris en considération lors des futures inscriptions, selon la gravité de celles-ci.

3.2. Conduite générale

Tous les artistes doivent suivre les règlements et politiques mentionnés dans le contrat d’inscription, le Guide de l’exposant ainsi que les politiques générales d’Otakuthon. Pour plus d’information, veuillez-vous référer au site Internet de ce dernier ainsi qu’au Guide de l’exposant. Ces règlements et politiques seront appliqués lors du festival.

3.2.1 Les artistes ne peuvent s’inscrire qu’à une (1) seule table à la fois. Les artistes ne doivent pas utiliser ou exposer sur une surface qui ne leur est pas assignée. Les artistes ne doivent pas prendre l’espace ou les chaises qui ne leur ont pas été allouées.

3.2.2 Les artistes ne doivent pas bloquer ou interférer avec tout autre artiste, marchand ou exposant.

3.2.3 Le harcèlement ou les remarques désobligeantes à l’endroit des membres du personnel d’Otakuthon ou de ses bénévoles ne seront aucunement tolérés.

3.2.4 Le chef d’équipe est responsable des aides-artistes. Si un membre du groupe commet une infraction, le chef d’équipe sera tenu responsable et sera sujet au règlement des trois avertissements et peut être expulsé de la Place des artistes avec le groupe sans compensation ou remboursement.

3.2.5 Les artistes peuvent manger à l’intérieur de la Place des artistes, pourvu que l’espace demeure propre.

3.2.6 Tout espace alloué qui sera jugé excessivement sale à la fin du festival entraînera des frais de nettoyage facturés aux participants responsables.

3.3. Marchandise

3.3.1 Vous devez posséder les droits d’auteur pour toute œuvre vendue à votre table. En d’autres mots, toutes marchandises doivent être créées entièrement par l’artiste qui vend.

3.3.2 Si vous vendez les produits pour le compte d’un autre artiste, un formulaire de procuration signé doit être remis aux membres du personnel de la Place des artistes avant le 15 juillet 2018.

3.3.3 Les images modifiées ou les copies provenant d’œuvres originales ne sont pas permises.

3.3.4 Il est interdit de vendre dans la Place des artistes les répliques de quelconque marchandise existant déjà sur le marché. Ceci inclut, sans s’y limiter, des logos et emblèmes de séries tels que Attack on Titan, Pokémon Go, etc.

3.3.5 Aucune nourriture ne peut être vendue ou distribuée dans la Place des artistes.

3.3.6 Tout le matériel exposé doit convenir à un public général (selon la classification de film PG). Les articles faisant référence à des œuvres illustrant de la nudité, des actes sexuels ou toute autre forme de matériel pour adulte autorisé ne peuvent être exposés à moins qu’ils ne soient suffisamment couverts ou hors de la vue des mineurs. Ceci comprend, sans s’y limiter, les images imprimées, les commandes, les broches, les boutons et l’artisanat.

3.3.7 Le matériel pour adulte ne peut être exposé et vendu qu’à des personnes de 18 ans ou plus sur présentation d’une pièce d’identité avec photo. C’EST UNE INFRACTION CRIMINELLE DE MONTRER DU MATÉRIEL PORNOGRAPHIQUE À DES MINEURS.

3.3.8 L’artiste qui vend du matériel pornographique doit lui-même/elle-même avoir 18 ans ou plus, tout comme ses aides-artistes.

Ce qui est acceptable est à la discrétion du personnel de la Place des artistes, qui pourrait demander le retrait de toute pièce jugée offensante.

3.4. Affichage

3.4.1 L’utilisation de toiles de fond ou de structures sur pied est permise pour les tables d'artistes premium.

3.4.2 Pour les tables d’artiste premium, les plateformes et les structures attachées sur le dessus des tables ne peuvent dépasser une hauteur de 9 pieds au-dessus des tables (plus ou moins 11,5 pieds depuis le sol).

3.4.3 Aucun article ne peut être collé ou affiché aux murs du Palais des congrès de Montréal.


Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la Place des artistes, écrivez-nous à artistsarea@otakuthon.com.