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Bénévole FAQ

FAQ: Marche à suivre

Veuillez noter que les candidatures ne seront pas toutes retenues (mais, nous sommes reconnaissants de votre désir de vouloir faire de Otakuthon  2018 un franc succès!). Lors de l'attribution des quarts de bénévolat, nous privilégierons les postulants qui auront demandé au moins 15 heures de bénévolat.

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?
2. Que puis-je faire pour aider ?
3. Quelles sont les conditions ?
4. Informations utiles
5. Démarches pour postuler
6. Autres informations utiles


1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?

Faire du bénévolat est une excellente façon de rencontrer des personnes ayant des intérêts communs! Nous avons aussi plusieurs avantages selon les heures de bénévolat effectuées. Aller faire un tour sur notre page des récompenses pour tout savoir! 

En quoi le rôle de bénévole est-il différent d’un personnel?

Le bénévole et le personnel donnent tous les deux de leur temps personnel pour aider au festival. La différence est que les membres du personnel reçoivent un badge « personnel » et qu’ils ont plus de responsabilités que les bénévoles. Quant à eux, les bénévoles doivent acheter un badge pendant la période de préinscription. Une partie du montant de celui-ci leur sera remboursée  selon notre barème de récompenses. De plus, un membre du personnel a généralement une tâche désignée qu’il doit faire, tandis que les bénévoles peuvent avoir des tâches variées au cours de leur quart de travail et ils ne travaillent pas plus que les heures qu’ils ont demandées sur leur candidature. Vous pouvez trouver les postes de personnel toujours disponibles ici, et ceux de bénévoles ici.

2. Que puis-je faire pour aider ?

Nous avons plusieurs tâches à remplir. Voyez la page des tâches pour plus d'informations.

3. Quelles sont les conditions ?

Dois-je payer mon inscription si je suis bénévole ?

Oui, mais nous avons un système de remboursement.

J'ai 14 ans, mais j'aurai 15 ans juste après Otakuthon. Est-ce que je peux m'inscrire ?

Non. Tous les bénévoles doivent avoir au moins 15 ans, sans exception. Si vous célébrez vos 15 ans entre le début des préinscriptions et le festival, veuillez nous fournir une pièce d'identité qui prouve votre date de naissance, comme votre carte d'assurance-maladie, votre carte opus étudiante, etc.

La préinscription est-elle obligatoire ?

Oui, la préinscription est obligatoire pour devenir bénévole. Vous devez inscrire le numéro de compte de votre préinscription sur votre formulaire de candidature pour bénévolat. Votre badge pourra être récupéré à partir du jeudi, le 2 août 2018 à midi.

J'ai été accepté comme bénévole, mais on me demande de me présenter à une séance d'orientation. Est-ce nécessaire ?

Oui. Tous nos bénévoles, qu'ils soient des vétérans ou des nouvelles recrues, doivent participer à l'une des séances d’orientation, pour se mettre à jour. Si vous ne pouvez pas y assister, veuillez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com en précisant le motif de votre absence.

4. Informations utiles

Combien d'heures de bénévolat dois-je faire pour être remboursé complètement ?

Un remboursement en totalité requiert 20 heures de bénévolat. Vous êtes, par contre, libre de faire des quarts de 5 h, 10 h, 15 h, 25 h ou même plus. Veuillez vous référer au programme de récompense des bénévoles, pour obtenir plus d'informations à ce sujet.

Mes informations personnelles sont confidentielles et je ne tiens pas à les divulguer à Otakuthon, est-ce correct ?

Toutes les informations demandées doivent nous être fournies pour que nous retenions votre candidature. Soyez assurés que nous ne les divulguerons pas. Elles ne serviront qu'à un usage interne ou en cas d'urgence.

Quels sont les avantages à faire le quart de nuit ?

Chaque heure effectuée pendant le quart de nuit (23 h à 8 h) sera comptée comme 1,5 heure (par exemple, si vous faites 5 heures pendant le quart de nuit, c’est comme si vous auriez fait 7,5 heures).

Note : Vous devez avoir au moins 18 ans pour faire les quarts de nuit.

Ai-je droit à des pauses durant mes quarts ?

Otakuthon apprécie l'aide et le travail de ses bénévoles. Rassurez-vous, vous aurez des pauses pendant vos quarts. Plus de détails seront fournis, lors des séances d'orientation des bénévoles.

Puis-je prendre des photos pendant mes quarts ?

Nous vous conseillons de ne pas avoir d'appareil photo ou d'autres objets de valeur avec vous pendant que vous effectuez vos tâches. Vous pourriez les perdre. Prendre des photos est acceptable seulement en dehors de vos heures de quart.

Puis-je être en cosplay pendant mes quarts ? Puis-je poser pour des photos ?

N'hésitez pas à faire du cosplay pendant vos heures de bénévolat, mais veuillez ne pas passer trop de temps à poser pour des photos. Pendant votre quart, la priorité est d'effectuer vos tâches et d'aider au déroulement du festival. Assurez-vous aussi que votre cosplay ne bloque pas le chemin (par exemple, qu’il ne soit pas trop large ou trop volumineux) et qu'il ne vous gêne pas dans vos tâches.

Comment puis-je obtenir mon remboursement ? Que faire si je ne peux pas le récupérer en personne ?

Les remboursements seront faits pendant le festival (le lieu et l'heure seront annoncés lors des séances d'orientation pour bénévoles). Si vous ne pouvez pas le récupérer en personne pendant le festival, il y aura des dates pour le récupérer après le festival au bureau. Veuillez contacter volunteers@otakuthon.com le plus vite possible. Les remboursements non réclamés ne seront pas transférés et ne peuvent pas être réutilisés pour les futurs festivals Otakuthon.

Veuillez noter que les remboursements qui ne seront pas réclamés avant le samedi 18 août 2018 seront annulés et ne pourront donc plus être récupérés.

Y a-t-il un processus d'avertissement? Comment ça fonctionne?

Nous utilisons le système des « trois avertissements ». Suivant la gravité de la faute ou l’erreur, un avertissement pourra être donné. Les manquements, qui mènent à des avertissements sont, mais ne se limitent pas, du harcèlement, de l’abus, de la paresse, du manque de respect, du vol, des retards, de l’absentéisme , une mauvaise performance à sa tâche, un non-respect au règlement, des comportements inacceptables, etc. Au troisième avertissement, vous serez banni de l'équipe de bénévole de Otakuthon. Veuillez faire attention à votre attitude ainsi qu’à vos actes envers les participants et les organisateurs.

5. Démarches pour postuler

Comment faire pour m'inscrire ?

  1. Vous devez remplir le formulaire d'inscription.
  2. Une fois votre inscription approuvée, vous recevrez un courriel avec le formulaire de décharge en pièce jointe. Ce formulaire doit être rempli et rendu à la séance d'orientation avec une preuve de votre préinscription qui indique votre numéro d'insigne à 5 chiffres. Ces formulaires sont nécessaires pour finaliser votre inscription.
  3. Les séances d'orientation auront lieu en juillet. Un courriel sera envoyé à tous les bénévoles une fois la date déterminée. Vous devrez obligatoirement assister à l’une de ces séances, car les détails entourant le bénévolat sont susceptibles de changer à mesure que nous approchons du festival et que ceux fournis lors des séances seront les plus à jour. Veuillez aussi confirmer votre présence. De plus, veuillez noter que seuls les bénévoles pour  Otakuthon 2018 pourront assister aux séances.

Que faire si je veux postuler pour un poste en particulier ?

Le mieux est de postuler le plus tôt possible et d'assister à la séance d'orientation. Dans le formulaire d'inscription, nous vous demandons d'indiquer votre premier et second choix qui seront pris en considération lors de l’élaboration de votre horaire. Ainsi, si votre premier choix n’est pas retenu, vous avez toujours une chance de vous voir affecter votre deuxième. Cependant, vous serez automatiquement affecté à la tâche du premier quart disponible, si vos choix ont déjà été distribués à un autre bénévole.

Note: Tous les bénévoles auront à faire de la vérification d'insigne ou de pièces d'identité, peu importe les préférences de chacun. Nous avons décidé de partager les longues heures de vérification d'insignes équitablement entre tous les bénévoles,  plutôt que de les assigner à quelques personnes seulement.

Est-ce que les disponibilités que j’ai inscrites dans le formulaire correspondent à mes heures de quart?

Non. Les disponibilités choisies sur votre formulaire d’inscription ne correspondent pas aux heures qui vous seront assignées. De ce fait, plus vous avez de disponibilités, plus vous aurez de chances d’obtenir le nombre d’heures que vous voulez et les  périodes que vous désirez. Votre horaire vous sera distribué après la séance d'orientation à laquelle vous assisterez.

Je n'ai pas eu de réponse de l’équipe de bénévolat, depuis ma demande. Est-ce normal?

Veuillez nous laisser au moins un délai de deux semaines pour le traitement de votre demande. Si vous n'avez toujours pas de réponse après ce délai, veuillez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com.

6. Autres informations utiles

Heures d'ouverture
À annoncer

Heures pour la visite du Palais des Congrès (jeudi seulement)
À annoncer

Heures d'ouverture pour la consigne des sacs des bénévoles
À annoncer

Nous ne sommes pas responsables des objets perdus, volés ou endommagés. Veuillez ne pas apporter d'objets de valeur.

Heures d'ouverture pour les remboursements et récompenses :
À annoncer


Si vous avez besoin d'informations supplémentaires qui concernent le bénévolat à Otakuthon, n'hésitez pas à transmettre vos questions à volunteers@otakuthon.com.