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Politiques d'inscription

Politiques d'inscription d'Otakuthon 2018

Veuillez prendre un moment pour lire les règlements et politiques du festival. En vous inscrivant, vous acceptez de vous conformer aux règlements et politiques d'Otakuthon. Le non-respect de ceux-ci pourrait entraîner la perte de votre insigne et votre expulsion du festival sans remboursement.

1. Politique sur le remboursement

Les inscriptions ne sont pas remboursables - ceci inclut les insignes et les extras payés (ex: billets de concert, chandail, etc.). Les insignes ne peuvent pas être revendus. Toutefois, le propriétaire du compte peut mettre à jour les informations des insignes jusqu'à leur envoi postal ou le 26 juillet 2018 si l'option postale n'est pas choisie.

2. Coût et paiement

Le coût total de l'inscription doit être payé avant la date limite des différentes périodes d'inscription afin de profiter du tarif réduit, si applicable. Toute inscription qui n'a pas été totalement payée avant la date limite d'une période d'inscription, le cachet de la poste faisant foi dans le cas d'un envoi par courrier régulier, sera facturée au taux suivant ou sera annulée.

Les paiements par la poste doivent être cachetés avant la date limite des périodes d'inscription respectives, le cachet de la poste faisant foi, et doivent être reçus au plus tard le 9 juillet 2018. Otakuthon ne sera pas tenu responsable en cas de perte du paiement envoyé par la poste. Veuillez ne pas envoyer d'argent comptant par la poste. Les modes de paiement acceptés par la poste sont les chèques et les mandats-poste.

3. Récupération de l'insigne au festival

Sauf si vous avez choisi l'option d'envoi postal, vous devez récupérer votre insigne durant les heures d'inscription d'Otakuthon 2018 au Palais des congrès, à l'endroit désigné. Les insignes ne peuvent pas être distribués autrement.

Pour récupérer votre insigne, vous devez apporter une copie de votre confirmation d'inscription (imprimée ou copie digitale) avec une pièce d'identité avec photo valide (p. ex. : carte étudiante, carte Opus, permis de conduire, carte d'assurance maladie, etc.). Assurez-vous que les informations fournies dans le système d'inscription sont exactes (ex. : nom, prénom, date de naissance, etc.), car elles doivent correspondre aux informations sur la pièce d'identité présentée lors de la récupération de l'insigne. Le personnel aura le droit de refuser de remettre l'insigne à tout participant dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d'identité avec photo valide présentée.

Chaque participant doit se présenter en personne lors de la cueillette de l'insigne avec sa pièce d'identité avec photo valide. Le titulaire du compte n'a aucun droit sur les insignes des participants inscrits sous son compte. Toutefois, le titulaire du compte peut modifier l'information des insignes jusqu'au 26 juillet 2018.

4. Envoi postal de l'insigne

Les insignes peuvent être envoyés à une adresse canadienne ou américaine, moyennant des frais. Ces frais varient en fonction du nombre d'insignes et de leur destination. Tous les insignes d'un compte, à l'exception des insignes enfants, seront envoyés à l'adresse indiquée. C'est la responsabilité du titulaire du compte de distribuer chaque insigne à son titulaire désigné.

Les insignes envoyés par la poste ne peuvent pas être récupérés en personne. Si vous n'avez pas reçu vos insignes par la poste, vous devez nous aviser au plus tard le 20 juillet 2018 pour prendre d'autres dispositions. Si aucune autre disposition n'a été prise, des frais de remplacement d’insigne seront facturés au festival pour obtenir votre remplacement insigne.

5. Inscription des enfants

Les enfants âgés entre 7 et 11 ans (nés entre le 1 août 2006 et le 31 juillet 2011 inclus) doivent s'inscrire avec un gardien. Les enfants de moins de 7 ans (nés après le 31 juillet 2011) n'ont pas besoin d'être inscrits. Le personnel et les bénévoles du festival Otakuthon ne seront en aucun cas responsables de la garde d'un enfant. Le gardien sera seul responsable de la garde de l'enfant sous sa supervision.

Tout enfant de 11 ans et moins doit présenter une pièce d'identité valide émise par le gouvernement (p. ex. : acte de naissance, carte d'assurance maladie, passeport, etc.) comme preuve d'âge. Les insignes enfants NE PEUVENT PAS être envoyés par la poste.

6. Insignes perdus et trouvés

Les insignes retrouvés peuvent être réclamés sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide au bureau des inscriptions. Les insignes perdus seront remplacés UNE seule fois, moyennant des frais de 15$. Une fois remplacé, l'insigne perdu sera invalidé de façon permanente.

7. Politique sur le port de l'insigne

L'insigne doit être visible et accessible en tout temps. Il doit être orienté vers l'avant à la hauteur de la poitrine. S'il ne peut pas être placé à ce niveau en raison de restrictions causées par un costume ou autres raisons, veuillez vous assurer qu'il soit bien en vue et le plus visible possible. Les personnes portant un cosplay peuvent temporairement cacher leur insigne lors de prises de photos, mais doivent le garder visible le reste du temps.

Les participants n'ayant pas leur insigne affiché correctement peuvent se voir refuser l'accès aux activités d'Otakuthon et même être escortés à l'extérieur du site.

Tous les participants doivent garder une pièce d'identité avec photo valide en tout temps et sont tenus de la montrer à la demande de tout membre du personnel d'Otakuthon ou agent de sécurité.

Les participants ayant perdu leur insigne doivent signaler la perte au bureau des inscriptions le plus rapidement possible. Les insignes perdus doivent être rapportés au bureau des inscription. Si votre insigne est retrouvé avant qu'un insigne de remplacement soit émis, vous pouvez venir le chercher au bureau des inscription sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide.

8. Exactitude de l'information

Les participants doivent fournir des renseignements exacts et complets lors de l'inscription. Ceux-ci doivent correspondre aux informations sur la pièce d'identité avec photo valide présentée lors de la récupération ou le remplacement de l'insigne. Le personnel aura le droit de refuser de remettre l'insigne à tout participant dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d'identité avec photo valide présentée. Otakuthon ne sera pas tenu responsable dans le cas où il serait impossible de communiquer avec un participant à l'aide de l'information fournie.

9. Inscription sur place

Les participants voulant s'inscrire sur place doivent se présenter en personne avec une pièce d'identité avec photo pour s'inscrire au festival.