Règlements d'inscription

Veuillez prendre un moment pour lire les règlements et politiques du festival. En vous inscrivant, vous acceptez de vous conformer aux règlements et politiques d'Otakuthon. Leur non-respect pourrait entraîner la perte de votre insigne et votre expulsion du festival sans remboursement.

Vous trouverez plus d'informations sur les insignes dans la FAQ des inscriptions.

1. Politique sur le remboursement

Les inscriptions – incluant les insignes et les extras payés tels les billets de concert ou les chandails – sont non remboursables. L’envoi postal des insignes est également non remboursable, même s’ils ne sont pas reçus (voir section 5).

2. Mise à jour, correction et amendement d’inscription

Les insignes ne peuvent être revendus. Le ou la titulaire du compte peut toutefois mettre à jour leurs informations et ajouter des extras jusqu'à la date limite des envois postaux pour les insignes envoyés par la poste, le 11 juillet 2023, ou jusqu’au 4 août 2023 si l’option postale n’est pas sélectionnée.

3. Coût et paiement

• L'inscription doit être entièrement payée avant la date limite d’une période d’inscription donnée afin de profiter de son tarif réduit, si celui-ci est applicable.
• Toute inscription n’ayant pas été payée dans sa totalité avant la date limite d'une période d'inscription sera sujette au tarif suivant ou annulée, le cachet de la poste faisant foi dans le cas d'un envoi par courrier régulier.
• Les paiements par la poste doivent être oblitérés avant ou le jour de la date limite de leurs périodes d'inscription respectives, le cachet de la poste faisant foi, et doivent être reçus au plus tard le 11 juillet 2023.
• Otakuthon ne sera pas tenu responsable en cas de perte d’un paiement envoyé par la poste.
• Veuillez ne pas envoyer d'argent comptant par la poste. Les SEULS modes de paiement acceptés par la poste sont les chèques et les mandats-poste.

4. Récupération de l'insigne au festival

À moins d’avoir choisi l'option d'envoi postal, vous devez récupérer votre insigne durant les heures d'inscription d'Otakuthon 2023 au Palais des congrès de Montréal, à l'endroit désigné. Il n'y aura ni de temps ni de lieu alternatifs disponibles pour la récupération d'insignes.

4.1. Inscription individuelle

• Pour récupérer votre insigne en personne vous devez apporter une copie de votre confirmation d'inscription (imprimée ou numérique) et une ou plusieurs des pièce(s) d'identité avec photo valide (p. ex. : permis de conduire, carte d'assurance maladie, carte étudiante, carte OPUS à tarif réduit) comportant TOUTES les caractéristiques suivantes :
  • Nom complet
  • Prénom complet
  • Date de naissance
  • Photo
• Assurez-vous que les informations fournies dans le système d’inscription correspondent exactement à celles sur la pièce d’identité avec photo présentée lors de la récupération de l’insigne.
• Le personnel se réserve le droit de refuser une remise d’insigne à tout·e participant·e dont les informations fournies ne correspondent pas à celles figurant sur la pièce d'identité avec photo valide présentée.
• Les insignes adultes peuvent être récupérés par procuration sur place. Chacun de ces trois documents doit être présenté :
  • La confirmation de l’inscription (imprimée ou numérique)
  • Une pièce d’identité avec photo valide du GOUVERNEMENT dont les informations correspondent exactement à celles de l’inscription
  • Une pièce d’identité avec photo valide du GOUVERNEMENT du ou de la mandataire
• Le ou la mandataire est responsable de remettre l’insigne à son ou sa propriétaire désigné·e.
• Au festival, un insigne qui ne correspond pas à son ou sa détenteur·trice sera confisqué.

4.2. Inscription de groupe

• Seulement le ou la titulaire du compte peut récupérer les insignes de tous les membres de son groupe (à l’exception des insignes enfants, voir section 6).
• Iel doit présenter toutes les confirmations d’inscription (imprimées ou numériques) et sa ou ses pièce(s) d'identité avec photo valide (p. ex. : permis de conduire, carte d'assurance maladie, carte étudiante, carte OPUS à tarif réduit) comportant TOUTES les caractéristiques suivantes :
  • Nom complet
  • Prénom complet
  • Date de naissance
  • Photo
• Assurez-vous que les informations fournies dans le système d’inscription correspondent exactement à celles sur la pièce d’identité avec photo présentée lors de la récupération de l’insigne.
• Le personnel se réserve le droit de refuser une remise d’insigne à tout·e participant·e dont les informations fournies ne correspondent pas à celles figurant sur la pièce d'identité avec photo valide présentée.
• Le ou la titulaire du compte est responsable de remettre chaque insigne à son ou sa titulaire désigné.e.
• Au festival, un insigne qui ne correspond pas à son ou sa détenteur·trice sera confisqué sans préavis.
• Si le titulaire du compte ne récupère pas tous les insignes, les membres du groupe devront récupérer leur insigne individuellement (voir la section 4.1.).

5. Envoi postal de l'insigne

• Les insignes adultes ainsi que les lanières peuvent être envoyés à une adresse canadienne ou américaine, moyennant des frais.
• Ces frais varient en fonction du nombre d'insignes et de leur destination.
• Tous les insignes reliés à un même compte seront envoyés à l'adresse indiquée, à l'exception des insignes enfants (voir section 6).
• Le ou la titulaire du compte a la responsabilité de distribuer chaque insigne à son ou sa titulaire désigné·e. Des détails imprimés indiqueront quel insigne appartient à quel propriétaire.
• Un insigne qui ne correspond pas à son ou sa détenteur·trice sera confisqué.
• Les insignes envoyés par la poste seront considérés comme remis et ne pourront être récupérés sur place. Les insignes envoyés par la poste perdus, endommagés ou retardés ne peuvent pas être renvoyés; aucun remboursement ne sera fait.
• Si le service à la clientèle (customerservice@otakuthon.com) est averti avant le 5 août 2023, vous aurez le droit d’accéder à la file d’inscription express sur place, et votre insigne vous sera remis sans frais.
• Autrement, il vous faudra faire la file du service à la clientèle et payer des frais de remplacement. Les règlements de récupération d'insigne sur place s’appliquent.

6. Inscription des enfants

• Les enfants âgés de 7 à 11 ans (nés entre le 1 août 2011 et le 31 juillet 2016 inclusivement) doivent s'inscrire avec un·e gardien·ne.
• Les enfants de moins de 7 ans (nés après le 31 juillet 2016) n'ont pas besoin d'être inscrits.
• Le personnel et les bénévoles du festival Otakuthon ne seront en aucun cas responsables de la garde d'un enfant. Le ou la gardien·ne sera l’unique responsable de la garde de l'enfant sous sa supervision.
• Tout enfant de 11 ans et moins doit présenter une preuve d’âge valide émise par le gouvernement avec date de naissance (p. ex. : acte de naissance, carte d'assurance maladie, passeport) pour se prévaloir du tarif enfant ou de la gratuité.
• Si une preuve d’âge ne peut être présentée, le personnel d’Otakuthon se réserve le droit de ne pas appliquer les tarifs réduits.
• Les insignes enfants NE PEUVENT PAS être envoyés par la poste ou récupérés sans la présence de l’enfant.
• Toutefois, il existe une file destinée aux familles pour les parents qui prévoient venir avec un enfant (11 ans ou moins) au festival.

7. Inscription sur place

• Les participant·e·s désirant s’inscrire sur place doivent se présenter en personne avec une pièce d’identité avec photo valide et comportant TOUTES les informations suivantes :
  • Nom complet
  • Prénom complet
  • Date de naissance
  • Photo
• Les insignes adultes peuvent aussi être achetés par un·e mandataire SEULEMENT sous présentation des deux documents suivants:
  • une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement appartenant au ou à la propriétaire de l’insigne
  • une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement appartenant au ou à la mandataire
• Il appartient à la personne mandataire de s’assurer que l’insigne sera utilisé par son ou sa propriétaire désigné.
• Au festival, un insigne qui ne correspond pas à son ou sa détenteur·trice sera confisqué.
• Les participant·e·s ayant créé un compte en ligne, rempli leurs informations et choisi leurs extras doivent s’assurer d’avoir payé le montant total de leur insigne avant la date limite de la préinscription, le 4 août 2023, sans quoi il sera impossible d’accéder à la ligne de cueillette d’insigne.
• Il faudra refaire les démarches nécessaires pour s’inscrire dans la ligne d’inscription sur place, au tarif applicable sur place, et se procurer des extras (concerts, chandail, etc.).

8. Politique sur le port de l'insigne

• L'insigne doit demeurer visible et accessible en tout temps, orienté vers l'avant à la hauteur de la poitrine.
• S'il ne peut être placé à ce niveau en raison de restrictions causées par un costume ou pour tout autre raison, assurez-vous qu'il soit le plus visible possible.
• Les personnes portant un cosplay peuvent temporairement cacher leur insigne lors de la prise de photos, mais il doit demeurer visible le reste du temps.
• Les participant·e·s n'affichant pas correctement leur insigne peuvent se voir refuser l'accès aux activités d'Otakuthon et même être escortés à l'extérieur du site.
• Les participant·e·s doivent en tout temps garder une pièce d'identité avec photo valide et sont tenus de la présenter à la demande de tout membre du personnel d'Otakuthon ou agent de sécurité.
• Les participant·e·s ayant perdu leur insigne doivent signaler cette perte au service à la clientèle le plus rapidement possible.
• Les insignes perdus doivent être rapportés au service à la clientèle.
• Si votre insigne est retrouvé avant qu'un insigne de remplacement ne soit émis, vous pouvez venir le chercher au service à la clientèle sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide.

9. Insignes perdus et trouvés

• Les insignes retrouvés peuvent être réclamés sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide au service à la clientèle.
• Les insignes perdus peuvent être remplacés UNE seule fois, moyennant des frais de 15 $.
• Une fois remplacé, un insigne perdu sera invalidé de façon permanente.

10. Exactitude de l'information

• Les participant·e·s doivent fournir des renseignements exacts et complets lors de l'inscription.
• Ceux-ci doivent correspondre aux informations sur la pièce d'identité avec photo valide présentée lors de la récupération ou du remplacement de l'insigne.
• Le personnel se réserve le droit de refuser une remise d'insigne à tout·e participant·e dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d'identité avec photo valide présentée.
• Otakuthon ne sera pas tenu responsable dans le cas d’une impossibilité de communiquer avec un·e participant·e à l'aide de l'information fournie.