Règlements d'inscription
Veuillez prendre un moment pour lire les règlements et politiques du festival. En vous inscrivant, vous acceptez de vous conformer aux règlements et politiques d'Otakuthon. Le non-respect de ceux-ci pourrait entraîner la perte de votre insigne et votre expulsion du festival sans remboursement.
Vous trouverez aussi plus d'information sur les insignes dans le FAQ des insignes RFID.
1. Politique sur le remboursement
Les inscriptions ne sont pas remboursables - ceci inclut les insignes et les extras payés (ex: billets de concert, chandail, etc.). L’envoi postal des insignes est non remboursable, même s’ils n’arrivent pas (voir section 5).
2. Mise à jour, correction et amendement d’inscription
Les insignes ne peuvent pas être revendus. Toutefois, le propriétaire du compte peut mettre à jour les informations des insignes et ajouter des extras jusqu'à la date limite Premium pour les insignes premium (30 mai 2019), la date limite des envois postaux pour les autres insignes envoyés par la poste (21 juillet 2019) ou jusqu'au 9 août 2019 si l'option postale n'est pas sélectionnée.
3. Coût et paiement
Le coût total de l'inscription doit être payé avant la date limite des différentes périodes d'inscription afin de profiter du tarif réduit, si applicable. Toute inscription qui n'a pas été totalement payée avant la date limite d'une période d'inscription, le cachet de la poste faisant foi dans le cas d'un envoi par courrier régulier, sera facturée au taux suivant ou sera annulée.
Les paiements par la poste doivent être cachetés avant la date limite des périodes d'inscription respectives, le cachet de la poste faisant foi, et doivent être reçus au plus tard le 19 juillet 2019. Otakuthon ne sera pas tenu responsable en cas de perte du paiement envoyé par la poste. Veuillez ne pas envoyer d'argent comptant par la poste. Les SEULS modes de paiement acceptés par la poste sont les chèques et les mandats-poste.
4. Récupération de l'insigne au festival
Sauf si vous avez choisi l'option d'envoi postal, vous devez récupérer votre insigne durant les heures d'inscription d'Otakuthon 2019 au Palais des congrès, à l'endroit désigné. Il n'y a pas de temps ni de lieu alternatif disponible pour la récupération d'insigne.
Pour récupérer votre insigne en personne, vous devez apporter une copie de votre confirmation d'inscription (copie imprimée ou digitale) et une pièce d'identité avec photo valide (p. ex. : carte étudiante, carte Opus, permis de conduire, carte d'assurance maladie, etc.). Assurez-vous que les informations fournies dans le système d'inscription sont exactes (nom, prénom, date de naissance), car elles doivent correspondre aux informations sur votre pièce d'identité présentée lors de la récupération de l'insigne. Le personnel aura le droit de refuser de remettre l'insigne à tout participant dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d'identité avec photo valide présentée.
Les insignes adultes peuvent être récupérés par procuration sur place. Chacun de ces trois documents doivent être présentés : la confirmation de votre inscription (papier ou digitale), une pièce d’identité valide avec photo du gouvernement et qui correspond aux informations sur votre inscription, une pièce d’identité valide avec photo du gouvernement du mandataire. Le mandataire est responsable de remettre l’insigne à son propriétaire désigné. Au festival, un insigne qui ne correspond pas à son détenteur sera confisqué.
5. Envoi postal de l'insigne
Les insignes adultes ainsi que les lanières peuvent être envoyés à une adresse canadienne ou américaine, moyennant des frais (inclus pour les insignes premium). Ces frais varient en fonction du nombre d'insignes. Tous les insignes de festivalier et d’artiste appartenant au même compte, à l'exception des insignes enfants, seront envoyés à l'adresse indiquée.
C'est la responsabilité du titulaire du compte de distribuer chaque insigne à son titulaire désigné.
Des détails imprimés sont inclus pour indiquer quel insigne appartient à quel propriétaire. Un insigne qui ne correspond pas à son détenteur sera confisqué. Les insignes envoyés par la poste sont considérés remis et ne pourront pas être récupérés sur place.
Les insignes envoyés par la poste qui sont perdus, endommagés ou retardés ne peuvent pas être renvoyés; aucun remboursement ne sera fait. Si le service d'assistance est averti avant le 9 août 2019, vous aurez le droit d’accéder à la file d’inscription express sur place, et votre insigne vous sera remis sans frais. Autrement, vous aurez à faire la file du service à la clientèle et payer des frais de remplacement. Les règlements de récupération d'insigne sur place s’appliquent.
En raison de limitations techniques, les insignes premium réémis ne pourront pas être personnalisés.
6. Inscription des enfants
Les enfants âgés de 7 à 11 ans (nés entre le 1 août 2007 et le 31 juillet 2012 inclusivement) doivent s'inscrire avec un gardien. Les enfants de moins de 7 ans (nés après le 31 juillet 2012) n'ont pas besoin d'être inscrits. Le personnel et les bénévoles du festival Otakuthon ne seront en aucun cas responsables de la garde d'un enfant. Le gardien sera le seul responsable de la garde de l'enfant sous sa supervision.
Tout enfant de 11 ans et moins doit présenter une pièce d'identité valide émise par le gouvernement (p. ex. : acte de naissance, carte d'assurance maladie, passeport, etc.) comme preuve d'âge. Les insignes enfants NE PEUVENT PAS être envoyés par la poste ou récupérés par procuration. Toutefois, les parents qui prévoient emmener un enfant (11 ans ou moins) au festival pourront passer dans une file express destinée principalement pour les familles et les personnes avec de sérieux handicaps.
7. Inscription sur place
Les participants voulant s’inscrire sur place doivent se présenter en personne avec une pièce d’identité avec photo valide pour s’inscrire au festival. Les insignes adultes peuvent aussi être achetés par un mandataire SEULEMENT sous présentation d’une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement correspondant au propriétaire de l’insigne ET d’une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement du mandataire. Il appartient au mandataire de s’assurer que l’insigne sera utilisé par son propriétaire désigné. Au festival, un insigne qui ne correspond pas à son détenteur sera confisqué.
Les participants ayant créé un compte en ligne, rempli leurs informations et choisi leurs extras avant la date limite de la préinscription doivent s’assurer d’avoir payé le montant total de leur insigne avant de se rendre sur place, sans quoi ils ne pourront accéder à la ligne de cueillette d’insigne. Ils devront refaire les démarches nécessaires pour s’inscrire et se procurer des extras (concerts, chandail, etc.).
8. Politique sur le port de l'insigne
L'insigne doit être visible et accessible en tout temps. Il doit être orienté vers l'avant à la hauteur de la poitrine. S'il ne peut pas être placé à ce niveau en raison de restrictions causées par un costume ou pour d'autres raisons, assurez-vous qu'il soit bien en vue et le plus visible possible. Les personnes portant un cosplay peuvent temporairement cacher leur insigne lors de la prise de photos, mais doivent le garder visible le reste du temps.
Les participants n'ayant pas leur insigne affiché correctement peuvent se voir refuser l'accès aux activités d'Otakuthon et même être escortés à l'extérieur du site.
Tous les participants doivent garder une pièce d'identité avec photo valide en tout temps et sont tenus de la montrer à la demande de tout membre du personnel d'Otakuthon ou agent de sécurité.
Les participants ayant perdu leur insigne doivent en signaler la perte au service à la clientèle le plus rapidement possible. Les insignes perdus doivent être rapportés au service à la clientèle. Si votre insigne est retrouvé avant qu'un insigne de remplacement ne soit émis, vous pouvez venir le chercher au service à la clientèle sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide.
9. Insignes perdus et trouvés
Les insignes retrouvés peuvent être réclamés sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide au service à la clientèle. Les insignes perdus seront remplacés UNE seule fois, moyennant des frais de 15 $. Une fois remplacé, l'insigne perdu sera invalidé de façon permanente.
10. Exactitude de l'information
Les participants doivent fournir des renseignements exacts et complets lors de l'inscription. Ceux-ci doivent correspondre aux informations sur la pièce d'identité avec photo valide présentée lors de la récupération ou le remplacement de l'insigne. Le personnel aura le droit de refuser de remettre l'insigne à tout participant dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d'identité avec photo valide présentée. Otakuthon ne sera pas tenu responsable dans le cas où il serait impossible de communiquer avec un participant à l'aide de l'information fournie.