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Place des artistes (premium et réguliers·ères)

Les inscriptions des artistes premium ouvriront le 7 mai 2022 à 15 h HAE. Cliquez ici pour vous inscrire.

Les inscriptions des artistes réguliers ouvriront le 14 mai 2022 à 15 h HAE. Cliquez ici pour vous inscrire.

Veuillez fournir les informations suivantes pour pouvoir vous inscrire : nom complet de l'artiste, numéro de compte, date de naissance, courriel et lien vers le portfolio/site web de l'artiste (voir ci-dessous pour des informations détaillées). Si deux artistes partagent une table, veuillez nous fournir toutes les informations ci-dessus pour les deux artistes.

Restez à l’affût de nouvelles annonces, merci de votre intérêt!


Otakuthon a compilé une liste de questions et réponses au sujet de la Place des artistes et du processus d'inscription. 
Cliquez ici pour accéder à la FAQ de la Place des artistes


 

1. Dates importantes et nouveautés pour 2022

1.1. Dates limites

QUOI QUAND
Inscription des artistes premiums 7 mai à 15 h – 9 mai à 22 h
Inscription des artistes réguliers  14 mai à 15 h – 16 mai à 22 h
Paiement en personne 4 juin 2022 14 h – 18 h
Dernière journée pour les annulations de réservation et remboursement partiel 3 juillet 2022 à 23 h 59
Dévoilement des numéros de table  15 juillet 2022
Dernière journée pour la soumission du formulaire de procuration 31 juillet 2022 à 23 h 59
Dernière journée pour nous aviser des retards au festival 31 juillet 2022 à 23 h 59


1.2. Informations importantes pour l’année 2022

 

2. Information pour les artistes 

2.1. Prix des tables d’artiste

Type Fin de semaine (Ven., sam., dim.)
PREMIUM : 1 Table (8 pi x 2,5 pi) et 2 chaises 250 $ CA
RÉGULIER : 1 Table (6 pi x 2,5 pi) et 2 chaises 130 $ CA

Veuillez noter : insigne NON INCLUS 


2.2. Insigne d’artistes

Avant de pouvoir demander une table, les artistes doivent créer un compte de préinscription via le système d'inscription des participants. Cette étape consiste à obtenir un numéro de compte. Dans le Formulaire d'inscription pour les artistes, il vous sera demandé de fournir le numéro de compte afin que votre insigne et votre table puissent être liés ensemble. Veuillez noter que la création d'un compte de préinscription ne signifie pas que vous devez payer l’insigne immédiatement. Vous pouvez attendre de recevoir le courriel de confirmation pour la table, puis payer votre insigne par la suite. Si vous choisissez de payer l'insigne via Paypal, vous devez quitter la page de demande de paiement Paypal pour ne pas payer immédiatement. Veuillez noter que les insignes ne sont pas remboursables, les artistes ne peuvent donc pas demander le remboursement d'un insigne s'ils ne reçoivent pas de table d'artiste ultérieurement. Veuillez consulter la page d'inscription pour plus d'informations sur le paiement de l’insigne. Les artistes peuvent contacter l'équipe d'inscription au registration@otakuthon.com s'ils ont des problèmes avec la préinscription de leur compte.

Tous les artistes et aides-artistes doivent porter leur insigne d'artiste respectif pendant toute la durée du festival pour se prévaloir de leur table d'artiste.


2.3. Inscription pour une table 

Les artistes peuvent demander UNE table d'artiste premium et/ou UNE table d'artiste régulier. Les artistes seront contacté·e·s dans les semaines suivantes pour confirmer leur réservation pour la table premium OU régulière. 

AVIS : Les artistes ne peuvent en AUCUN CAS soumettre plusieurs demandes par type de table, toute personne trouvée à faire cela sous des noms différents sera immédiatement disqualifiée sans avertissement.

Si des modifications doivent être apportées au formulaire d’inscription, veuillez envoyer un courriel au personnel de la Place des artistes au sujet du changement et l'équipe mettra à jour le formulaire.


2.4. Liste de vente de feu et la liste d'attente

Les artistes qui n'ont pas été sélectionné·e·s pour une table seront automatiquement placé·e·s sur la liste d'attente et sur la liste de vente de feu s’ils ont sélectionné cette option dans le formulaire d’inscription. Si une table se libère, la prochaine personne sur la liste d'attente, en fonction de l'heure de leur demande, sera contactée. Si l'artiste sur la liste d'attente des tables premiums a été contacté·e et a accepté de prendre la table premium, sa place sur la liste d'attente des tables régulières sera perdue, et vice versa.

La liste de vente de feu est une liste distincte pour les artistes souhaitant être contacté·e·s à la dernière minute si des artistes ne se présentent pas le premier jour du festival (vendredi). Par conséquent, ces artistes doivent être prêt·e·s à installer leur table à court préavis pour les jours restants du festival. Les artistes choisissant cette option devront fournir une méthode de contact supplémentaire (numéro de téléphone) pour être contacté·e·s rapidement afin de pouvoir arriver au festival et s'installer le plus tôt possible.

Veuillez noter : le fait de demander à être inscrit sur la liste de vente de feu n'affecte pas la position de l'artiste sur la liste d'attente.


2.5. Paiement

Tous les paiements doivent être faits à l’ordre d’« Otakuthon ». Les méthodes de paiement suivantes sont acceptées pour la réservation de tables d’artiste (les prix sont en dollars canadiens (CAD)) :

Si les artistes souhaitent payer en personne, ils doivent l’avoir spécifié dans le contrat d’artiste ou contacter l’équipe de la Place des artistes à artistsarea@otakuthon.com pour apporter des modifications à leur mode de paiement. Les paiements en espèces seront acceptés seulement au bureau d'Otakuthon (205-5115, avenue Trans Island, Montréal, Québec). Si les artistes demandent à payer en personne et ne se présentent pas sans prendre d'autres dispositions, leur réservation sera automatiquement annulée. Si cette date ne convient pas, il est possible de demander à modifier le type de paiement avant le 4 juin 2022 par courriel ou de s’organiser pour que quelqu’un d’autre paie à la place de l’artiste.


2.6. Groupes d’artistes et aides-artistes

Les artistes qui souhaitent s’inscrire ensemble pour une table peuvent s’inscrire en tant que groupe d’artistes. 

En raison des précautions contre la COVID-19, un groupe d’artistes est limité à un maximum de deux personnes :  

OU 

L’artiste principal·e sera la personne avec qui l’équipe de la Place des artistes communiquera. Il est de la responsabilité de cette personne de transmettre toutes les informations et documents aux autres membres de la table. L’artiste principal·e doit être âgé·e de 18 ans ou plus. Tous les aides-artistes doivent être âgé·e·s de 16 ans ou plus. Si un·e artiste du groupe décide de vendre du contenu jugé « mature », tous les membres de la table doivent être âgé·e·s d’au moins 18 ans.

IMPORTANT: Toutes les personnes opérant derrière une table dans la Place des artistes DOIVENT être inscrites. Cela inclut les aides-artistes. 

Si vous souhaitez ajouter un·e aide-artiste après votre inscription à une table et que vous n’avez pas dépassé le nombre limite, veuillez envoyer un courriel à l’équipe de la Place des artistes à artistsarea@otakuthon.com avec les informations suivantes :

Prénom : 
Nom de famille : 
Date de naissance : 
Numéro de compte :

Veuillez noter : si vous souhaitez que quelqu’un surveille votre table, cette personne doit être inscrite dans votre groupe d’artistes. 


2.7. Par procuration

Les artistes qui ne peuvent assister au festival en présentiel peuvent demander un formulaire de procuration pour permettre à une autre personne de vendre en leur nom. Ce formulaire doit être soumis avant la date indiquée dans la section « Dates limites importantes ». La personne vendant au nom de l’artiste doit acheter son propre insigne lors de l’inscription. 


2.8. Remboursements et annulations

Si vous ne pouvez plus assister à Otakuthon ou si vous ne voulez plus conserver votre table, veuillez contacter la direction de la Place des artistes à artistsarea@otakuthon.com dès que possible. Un remboursement de 50 % sera accordé pour toute annulation effectuée avant le 3 juillet 2022. Toute annulation effectuée après cette date est non-remboursable. Cependant, si un·e artiste, après avoir effectué le paiement pour sa table, ne respecte pas les exigences de la Place des artistes, il pourra être remboursé pour la totalité du coût de la table.

Veuillez noter que les remboursements sont traités après le festival.

 

3. Règlements et politiques 2022

3.1. Affichage

Les toiles de fond et les structures sur pied sont autorisées si elles n’interfèrent pas avec les zones voisines ou la circulation à l’intérieur de la Place des artistes. Celles-ci doivent être montées de manière sécuritaire.

PREMIUM : Toutes les structures, y compris les structures fixées sur les tables, ne doivent pas dépasser 8 pieds de hauteur au-dessus de la table (équivalent à environ 10,5 pieds du sol).

RÉGULIER : Toutes les structures, y compris les structures fixées sur les tables, ne doivent pas dépasser 5 pieds de hauteur au-dessus de la table (équivalent à environ 7,5 pieds du sol).

Aucun matériel ne peut être collé ou affiché de quelconque manière aux murs du Palais des congrès de Montréal. 


3.2. Règle des trois avertissements

Durant le festival, tous les artistes doivent suivre les règles et politiques de la Salle d’exposition. Le non-respect de celles-ci peut entraîner l’expulsion de l’artiste en faute des lieux du festival sans compensation ni remboursement.

Si un·e artiste ou ses aides commettent une infraction, tous recevront un avertissement et auront un délai pour corriger le problème. Une deuxième infraction sera traitée de la même manière. Une troisième infraction entraînera l’expulsion de l’artiste pour les années suivantes. Les infractions d’artistes seront prises en considération en fonction de leur gravité pour les inscriptions futures d’une table d’artiste. 


3.3. Conduite générale

Tous les artistes doivent respecter le contrat d’artiste, le guide des artistes et les politiques générales d'Otakuthon. Veuillez vous référer à la section « Règlements et politiques » pour les détails. Les règles suivantes seront appliquées lors du festival :

3.3.1   Les artistes peuvent utiliser uniquement la table d’artiste qui leur est assignée. Les artistes ne peuvent pas utiliser ou afficher leurs œuvres dans des zones qui ne leur sont pas attribuées. Les artistes ne peuvent pas emprunter d’autres tables ou chaises qui ne leur sont pas attribuées même si celles-ci ne sont pas utilisées. 

3.3.2   Les artistes ne peuvent pas bloquer ou interférer avec d’autres artistes, vendeurs ou exposants. 

3.3.3   Le harcèlement ou les remarques désobligeantes envers le personnel ou les bénévoles d’Otakuthon ne seront pas tolérés.

3.3.4   La personne responsable du groupe d’artistes est responsable de ses aides. Si un membre du groupe commet une infraction, le chef du groupe d’artistes sera tenu responsable et sera soumis à la règle des trois avertissements. Cette personne pourra donc être expulsée de la Place des artistes avec son groupe sans compensation ni remboursement.

3.3.5   Les artistes peuvent manger à leur table dans la Place des artistes s’ils gardent leur espace propre. Tous les espaces attribués jugés excessivement sales à la fin du festival entraîneront des frais de nettoyage facturés aux participants respectifs.


3.4. Marchandise

3.4.1 Les artistes doivent détenir les droits d’auteur sur toutes les œuvres vendues à leur table. Cela signifie que toutes les marchandises vendues doivent être entièrement créées par l’artiste vendeur.

3.4.2 Si vous vendez au nom d’un autre artiste, le formulaire de procuration doit être rempli et soumis avant la date limite.

3.4.3 Les images manipulées et les images délibérément copiées à partir d’illustrations officielles ne seront pas autorisées.

3.4.4 Les répliques de marchandises existantes, comme les logos et emblèmes de séries telles que Attack on Titan, Pokémon Go, etc. ne peuvent pas être vendues dans la Place des artistes

3.4.5 Aucune nourriture ne peut être vendue ou distribuée dans la Place des artistes. 

3.4.6 Tous les matériaux affichés doivent être adaptés au public général (selon les directives de la classification des films PG). Les matériaux montrant de la nudité ou des actes sexuels, ou d’autres formes de matériel mature sont autorisés, mais pourront seulement être affichés s’ils sont suffisamment couverts ou cachés de la vue des personnes mineures.

3.4.7 Les matériaux jugés matures peuvent seulement être montrés et vendus aux personnes âgées de 18 ans et plus présentant une preuve d’âge au moyen d’une pièce d’identité avec photo. MONTRER DU MATÉRIEL PORNOGRAPHIQUE À DES PERSONNES MINEURES EST UNE INFRACTION CRIMINELLE.

3.4.8 Les artistes et aides-artistes doivent être âgés de 18 ans et plus pour vendre du matériel jugé mature. L’acceptabilité des œuvres est à la discrétion de l’équipe de la Place des artistes, qui peut demander le retrait de tout matériel offensant. 

 


Si vous avez des questions ou des commentaires sur la Place des artistes, veuillez nous contacter à artistsarea@otakuthon.com.